În vremurile actuale ne bazăm foarte mult pe comunicare în timp real, ajutați de tehnologie. Astfel de soluții se dezvoltă constant iar digitalizarea își face loc în toate industriile, domeniile și sectoare ale vieții. Începând de la viața personală și până la cea profesională, este de preferat ca informația să fie transmisă și primită instant. Astfel, nu se întârzie luarea deciziilor importante sau care nu suportă amânare.
O asemenea soluție există sub forma modulului iPM, care și-a propus să ajute companiile să își atingă potențialul maxim. Printr-un management corect al proiectelor și timpului, indiferent dacă din sectorul de producție sau alte industrii, iFlow susține managerii în procesul decizional.
✓ Monitorizare atentă = indici corecți = profitabilitate crescută ✓
Monitorizarea productivității angajaților începe mereu cu punctul de pornire, care în cazul iFlow este pontajul. Indiferent de metoda de pontare aleasă, prezența angajaților va fi mereu consemnată corect, la minut. Atunci când aceștia pontează proiectele la care muncesc în prezent, datele din modulul iPM se completează automat.
iPM este propriu-zis un raport de management timp detaliat care evidențiază productivitatea angajaților pe proiecte și progresul real al acestora. Se găsește în meniul principal, “Organizație”, “Proiecte“. Acesta este structurat în coloane dedicate care prezintă informația într-un mod clar și ușor de înțeles. Acestea sunt:
- Nume proiect
- Responsabil
- Timp înregistrat
- Timp estimat
- Progres calculat
- Progres estimat
- Data scadență
- Zile întârziere
- PID
- Creat de
Pentru o înțelegere mai bună a fiecărei coloane și cum se folosește în avantajul managerilor, am detaliat fiecare informație mai jos.
Coloana Nume proiect
După cum numele îi spune, aici se află lista cu proiectele adăugate în platformă. Acestea sunt ordonate după data în care au fost create, cele mai noi fiind în capătul de sus al listei. Din această coloană se pot șterge proiecte sau afla detalii suplimentare despre fiecare.
În dreptul fiecărui proiect există butonul de ștergere “X” și “Detalii“. La un simplu click pe butonul “Detalii“ se deschide o modală în care pot fi modificate date cum ar fi “Cod unic proiect” și “Progres estimat”. De asemenea, de aici se adaugă subproiectele, responsabilii și datele aferente pentru fiecare.
Coloana Responsabil
În această coloană se află numele fiecărui responsabil de proiect. Este foarte important să se aleagă persoana răspunzătoare de monitorizarea fiecărui proces de muncă, astfel, un manager știe pe cine să contacteze atunci când situația o cere. Pentru a-i accesa profilul, trebuie doar să dai click pe numele său.
Coloana Timp înregistrat
Această coloană calculează suma timpului înregistrat de către toți angajații pe un anumit proiect. Astfel se relevă corect timpul efectiv muncit, la minut. Pentru a vedea un raport detaliat al acestor ore, dă click pe căsuța aferentă. iFlow deschide Raportul de Activități, unde se află tabelul cu fiecare angajat care s-a pontat pe acest proiect, din ce echipă face parte, și câte ore a muncit în total. Pentru a afla mai multe despre Raportul de Activități, citește acest articol.
Coloana Timp estimat
Aici, managerul sau liderul de echipă trece timpul în care crede că un anumit proiect, comandă sau sarcină va fi finalizată. Prin comparație cu orele din coloana Timp înregistrat, superiorul își va da seama dacă estimările au fost corecte. În timp, analiza acestor date rezultă în estimări mai precise și decizii bazate pe fapte concrete.
Pentru a modifica Timpul estimat, se dă click pe “Detalii”, și se completează în căsuța destinată. Dacă un proiect are subproiecte și fiecare dintre acestea are un timp estimat propriu, se șterg sau se modifică aceste date pentru fiecare subproiect. Acum se actualizează timpul estimat al proiectului părinte.
Coloana Progres calculat
Această coloană se completează cu date socotite pe baza timpului estimat și timpului înregistrat. Progresul calculat este o informație importantă pentru un manager care vrea să știe în ce stadiu se află fiecare proiect, mereu. Afișat în procente, acesta se modifică constant în funcție de activitatea înregistrată în iFlow. Datorită fluxului de informații în timp real, superiorul poate transmite mai departe orice întârziere sau amânare, și ia decizii potrivite în timp util.
Coloana Progres estimat
În această coloană, liderul de echipă sau responsabilul de proiect notează manual estimarea progresului efectuat în cadrul unui proiect, subproiect, comenzi sau sarcini. Poate efectua modificări prin click pe “Detalii”, și aici schimbă procentul din căsuța “Progres estimat %“. Managerul știe astfel dacă există discrepanțe mari între progresul calculat și cel estimat, și poate aprecia dacă urmează o întârziere sau lucrurile se desfășoară conform planului.
Coloana Data scadentă
În căsuța Data scadentă se află data la care un anumit proiect, comandă sau sarcină trebuie finalizat. Aceasta poate fi modificată manual dacă termenul limită se prelungește sau se scurtează între timp.
Coloana Zile întârziere
Aici se afișează numărul de zile de întârziere față de data scadentă. iFlow calculează automat zilele atunci când se depășește timpul alocat unui proiect. Având această evidență la îndemână, deciziile potrivite sunt mai ușor de luat. Informația poate fi astfel transmisă la timp către un client contractor sau beneficiarul unui proiect.
Coloana PID
Această coloană desemnează codul unic de proiect. Acesta poate fi adăugat în iFlow prin funcția de import (află cum, aici), sau poate fi alocat manual odată cu crearea unui proiect nou în iPM.
Coloana Create de
Aici apare numele persoanei care a creat fiecare proiect din iFlow.
Filtre adiționale
Tabelul cu progresul proiectelor poate fi personalizat în funcție de informațiile dorite. Din partea stângă a tabelului se pot interoga datele filtrate după proiect, persoana care a creat proiectul, responsabilul de proiect, statusul proiectului și data scadentă.
Simplifică managementul proiectelor prin folosirea Șabloanelor
iFlow eficientizează modul de lucru și de prelucrare a datelor, astfel că în modulul iPM există funcția de salvare șabloane. Astfel, atunci când anumite procese de lucru sau subproiecte se repetă în alt proiect, tot ce trebuie să faci este să salvezi informația sub forma unui șablon.
Pentru a face aceasta, dă click pe “Detalii”, “Salvează șablon“ și dă un nume șablonului. Se poate folosi atunci când creezi un nou proiect sau modifici unul deja existent, astfel: dă click pe “Detalii” și “Importă șablon”. Din meniul drop-down alege-l pe cel dorit. Acum toate subproiectele sau sarcinile de lucru sunt adăugate la proiectul părinte din șablonul salvat.
Modulul iPM vine în sprijinul companiilor din toate industriile care lucrează pe bază de proiecte, comenzi sau sarcini de lucru. Cu iFlow ești întotdeauna informat despre progresul proiectelor și astfel nicio situație nu te va lua pe nepregătite. Dacă se întâmplă vreo defecțiune, sau lipsește vreun angajat și o sarcină nu poate fi dusă la capăt, vei fi primul care află, din doar câteva click-uri, de oriunde te-ai afla.
iFlow te ajută să îți dai seama care angajați sunt cei mai productivi, care proiecte sunt mai profitabile, de câți oameni e nevoie să ducă la îndeplinire o anumită lucrare, sau în cât timp e gata un produs anume. Astfel de informații sunt fundamentul unei companii cu rentabilitate crescută și productivitate sporită.
Modulul iPM este separat de aplicația de bază iFlow, ceea ce înseamnă că este contracost. Pentru o ofertă personalizată în vederea achiziționării iPM, contactați echipa de vânzări la [email protected].
