În orice companie, pontajul corect reprezintă fundamentul pentru calculul salarial, dar și pentru respectarea cerințelor legale.
Conform art. 119 din Codul Muncii, angajatorul are obligația să țină o evidență zilnică a orelor lucrate de fiecare salariat, cu indicarea orei de început și a celei de sfârșit a programului, evidență care trebuie să fie disponibilă în orice moment pentru control.
În practică, acest lucru presupune nu doar completarea corectă a foilor de pontaj, ci și validarea și securizarea datelor înainte de transmiterea lor către salarizare. Odată ce luna este închisă, orice modificare accidentală sau intenționată poate compromite acuratețea datelor și poate duce la erori de plată, neclarități sau probleme în cazul unui audit.
Pentru a evita aceste situații, există instrumente precum înghețarea lunii de pontaj, parte din funcționalitatea de Rapoarte HR ce permite generarea și salvarea de versiuni fixe și neschimbate ale unui raport de pontaj.
Datele sunt astfel protejate, ușor de consultat ulterior și complet independente de eventualele modificări viitoare în setările sistemului sau în structura rapoartelor.
Citește acest articol pentru a afla ce înseamnă și cum funcționează înghețarea lunii de pontaj în iFlow.
Ce înseamnă înghețarea lunii de pontaj?
Înghețarea lunii de pontaj este o funcționalitate iFlow disponibilă în fișa de pontaj ce îți permite să salvezi o versiune fixă și neschimbabilă a unui raport de pontaj, numită stare. Aceasta reflectă exact conținutul raportului la momentul finalizării calculelor lunare.
Practic, creezi o „captură de ecran inteligentă” a raportului, pe care o poți accesa ulterior pentru consultare, comparare sau arhivare.
Cui i se adresează?
Funcționalitatea a fost dezvoltată pentru companiile care folosesc calcule personalizate în rapoartele de pontaj cum ar fi ore suplimentare, ture, filtre avansate sau afișări dinamice. Deoarece aceste setări se aplică global (pe toate lunile), înghețarea permite păstrarea exactă a unei versiuni, fără ca modificările viitoare să afecteze datele deja închise.
Este deosebit de utilă pentru operarea în mai multe locații sau structuri complexe cu mai multe departamente care necesită păstrarea unei versiuni fixe a raportului general de prezență.
De ce merită să folosești înghețarea lunii de pontaj
- Salvarea exactă a calculelor finale: După ce finalizezi toate configurările și calculele personalizate într-un raport, poți îngheța luna pentru a salva acea versiune exactă, fără riscul de a fi alterată.
- Independență față de modificările ulterioare: Dacă schimbi ceva în structura rapoartelor (coloane, formule, filtre), versiunea înghețată nu se modifică. E complet izolată de „raportul live”.
- Trasabilitate și istoric clar: Se salvează automat cine a înghețat raportul și când, ceea ce este util pentru audit sau verificări interne.
- Acces oricând la versiunile salvate: Stările înghețate nu apar direct în raportul live, dar sunt stocate într-un „folder” dedicat, de unde pot fi accesate și consultate rapid oricând.
- Organizare logică prin denumire: Poți da un nume sugestiv fiecărei stări înghețate („Pontaj final Mai 2025” sau „Pontaj final Mai 2025 – [Departament/Echipă/Locație]”) pentru a gestiona ușor mai multe versiuni.
Cum îngheți o stare de pontaj în iFlow
După ce ai finalizat toate calculele și verificările în raportul de pontaj, poți îngheța luna pentru a salva o versiune fixă, neschimbabilă. Iată pașii:
- Accesează raportul de pontaj pentru luna dorită
- Dă click pe butonul Înghețare din colțul din dreapta al ecranului
- În panoul care se deschide, apasă pe Adaugă stare înghețată
- Introdu un nume sugestiv pentru această stare (ex: „Pontaj final Mai 2025”)
- Apasă Adaugă pentru a salva starea înghețată
Găsești și alte informații utile în ghidul de documentație iFlow.
Exemplu practic
Să luăm exemplul unei firme de construcții care lucrează cu echipe în mai multe locații și generează foaia de pontaj pe proiect sau șantier. Într-o anumită lună, un proiect s-a finalizat, iar echipele au lucrat în ture extinse, inclusiv în weekend – o excepție față de programul obișnuit.
Toate aceste informații, alături de calculele personalizate pentru ore suplimentare, ture de noapte și învoiri, trebuiau păstrate exact în forma validată. Cum modificările ulterioare în structură sau formule afectează toate lunile, înghețarea pontajului a fost esențială. A permis salvarea unei versiuni finale fixe, protejată de schimbări, ideală pentru salarizare, audit și arhivare.
Cine poate îngheța luna de pontaj în iFlow?
Funcționalitatea de înghețare a lunii de pontaj este disponibilă exclusiv utilizatorilor care au rol de administrator în contul iFlow.
De regulă:
- În companiile mici, administratorul este adesea fondatorul sau CEO-ul
- În companiile mari, acest rol poate fi atribuit liderilor de departamente, echipei de HR sau contabilului, în funcție de structura internă și politica organizației
Un cont poate avea mai mulți administratori, iar fiecare firmă decide cine primește acest drept.
Cum atribui rolul de administrator unui utilizator
- Mergi la Admin > Setări > Date personale
- La câmpul Categorie de utilizator, selectează Administrator
- Nu uita să salvezi modificările
Acum că ai aflat ce înseamnă înghețarea lunii de pontaj și cum funcționează, poți înțelege mai clar cât de important este să salvezi o versiune fixă a raportului, la momentul potrivit.
Această funcționalitate aduce control, siguranță și transparență în procesul lunar de validare a orelor lucrate, fiind un instrument valoros mai ales pentru companiile care operează cu reguli personalizate sau în medii dinamice.
Dorești să încerci iFlow? Contactează-ne sau programează un demo online pentru a vedea cum poți implementa rapid înghețarea lunii de pontaj în organizația ta!
