Documente necesare angajatorilor și angajaților pentru perioada pandemiei de coronavirus – disponibile în iFlow

Datorită situației create de COVID-19 (coronavirus) apar diferite modificări legislative și ordonanțe militare care impun companiilor să se adapteze la noile reglementări. Blogul iFlow îți oferă informații de actualitate referitoare la toate aceste schimbări și aplicația iFlow este actualizată în funcție de acestea. Află din rândurile de mai jos ce schimbări au intrat în vigoare și cum vine iFlow în sprijinul tău. 

Ordonanța militară nr. 2 din 21 martie 2020

Ce schimbări aduce această ordonanță pentru mediul de afaceri românesc?

• Se suspendă activitatea cabinetelor de medicină dentară( prin excepție, sunt permise intervențiile stomatologice de urgență)
• Se suspendă activitatea centrelor comerciale (mall-urile), cu excepția magazinelor care comercializează produse alimentare, veterinare sau farmaceutice și a serviciilor de cuățenie
• Circulația în afara locuinței/gospodăriei se efectuează numai cu respectarea măsurilor generale de prevenire COVID-19 și evitarea oricărui grup de persoane(grup de persoane înseamnă orice alăturare a unui număr mai mare de 3 persoane care nu locuiesc împreună)
• În intervalul orar 22:00-06:00, circulația este permisă doar pentru mers la servici, pentru cumpărături, pentru urgențe medicale, pentru însoțirea copilului, persoanelor vârstnice sau bolnave și pentru deplasări scurte, în apropierea locuinței. 
• Pentru verificarea motivului deplasării în interes profesional, angajații trebuie să prezinte legitimația de serviciu – eliberată de angajator, disponibilă în aplicația iFlow, completată automat
• O alternativă la legitamația de serviciu poate fi o declarație pe propria răspundere completată manual, aceasta trebuie să cuprindă: numele și prenumele, data nașterii, adresa locuinței/gospodăriei/locului activității profesionale, motivul deplasării, data completării și semnătura

Șomajul tehnic este una dintre soluțiile la care multe companii au apelat în această perioadă. Află mai multe detalii referitor la acest subiect din articolul de pe blogul iFlow și descarcă gratuit decizia pentru șomajul tehnic.   

Telemunca – legislație și documente

Cea mai sigură măsură de prevenție pentru coronavirus este izolarea. Din acest motiv, multe companii au apelat la telemuncă, mai exact munca de la domiciliul salariatului. Nu este suficient ca administratorul să-și dea aprobarea pentru ca angajații să poată munci de acasă, este necesar să fie aduse și mici modificări la contractul individual de muncă. Din punctul meu de vedere, în aceste vremuri ar trebui să simplificăm procesele și să felicităm antreprenorii care iau astfel de decizii, nu să-i împovărăm cu și mai multă hârțogăreală. 

În iFlow găsești declarația privind telemunca provizorie, completată automat. Fiecare angajat are acces la aceste documente și le poate tipări fără a mai fi nevoie să te contacteze pe tine sau pe personalul de la HR. De asemenea, poți descărca modelul de decizie pentru munca de la domiciliu pe blogul iFlow. 

Șomajul tehnic

Datorită faptului că multe companii au fost închise în urma ordonanței militare, altele s-au închis din cauza lipsei de activitate, angajatorii au decis să apeleze la șomajul tehnic. În acest caz există două variante:

1. Reducerea temporară a programului de lucru de la 5 zile la 4 zile pe săptămână, cu reducerea corespunzătoare a salariului până la remedierea situației care a cauzat reducerea programului de lucru. Înainte de a lua această decizie este necesară consultarea în prealabil a sindicatului reprezenttiv de la nivelul unității sau a reprezentanților salariaților. În acest caz, reducerea programului de lucru poate avea semnificația unei zile de concediu fără plată săptămânal, așadar, întreruperea contractului de muncă o dată pe săptămână. 

Dosarul pentru șomaj va cuprinde următoarele:

• Hotărârea Adunării Generale a Asociaților/Acționarilor de reducere temporară a activității
• Documente din care să reiasă rezultatul consultărilor cu sindicatul reprezentativ sau reprezentanții salariaților
• Referat de justificare și motivare a reducerii temporare a activității
• Decizia angajatorului de șomaj tehnic, comunicată salariaților

Decizia va fi înregistrată în Registrul General de Evidență a Salariaților, cel târziu în ziua anterioară producerii modificării, conform dispozițiilor de Guvern nr 905/2017. 

1. A doua variantă pe care angajatorul o poate adopta este suspendarea contractelor de muncă. În acest caz, pe durata reducerii și/sau a întreruperii temporare a activității, angajații implicați, care nu mai desfășoară activitate, beneficiază de o indemnizație ce nu poate fi mai mică de 75% din salariul de bază corespunzător locului de muncă ocupat. 

Pentru această indemnizație nu se datorează contribuția asiguratorie pentru muncă. Impozitul pe venit se va calcula potrivit regulilor de la art. 78 alin. (2) lit. b) din Legea nr. 227/2015 privind Codul Fiscal (venituri obținute în afara funcției de bază). 

Datorită situației cauzate de coronavirus, statul român a decis ca pe perioada stării de urgență prin Decretul nr. 195/2020, să suporte cheltuielile șomajului tehnic din bugetul asigurărilor de șomaj, dar nu mai mult de 75% din câștigul salarial mediu brut prevăzut de Legea bugetului asigurărilor sociale de stat pe anul 2020 nr. 6/2020. 

Urmează să beneficieze de această facilitate salariații angajatorilor care îndeplinesc următoarele condiții:

a) întrerup activitatea total sau parțial în baza deciziilor emise de autoritătile publice competente potrivit legii, pe perioada stării de urgență decretate și dețin Certificatul de situații de urgenta emis de Ministerul Economiei, Energiei și Mediului de Afaceri

b) reduc activitatea ca urmare a efectelor epidemiei COVID-19 și nu au capacitatea financiară de a achita plata tuturor salariilor angajaților lor. Angajatorii pot beneficia de plata indemnizației prevăzută pentru cel mult 75% dintre angajații care au contracte individuale de muncă active la data intrării în vigoare a Ordonanței de Urgență.

Pentru angajatorii mentionați la punctul b), plata indemnizației se va realiza în baza unei declarații pe propria răspundere din care să reiasă faptul că angajatorul înregistrează o diminuare a încasărilor din luna anterioară depunerii declarației, cu un procent de minimum 25% față de media încasărilor din perioada ianuarie-februarie 2020, și că nu are capacitatea financiară pentru a plăti toți salariații.

Indemnizația este supusă impozitării și plății contribuțiilor sociale obligatorii, iar calculul, reținerea si plata acestora se realizează de către angajator din indemnizațiile încasate din bugetul asigurărilor pentru somaj.

Totodată, angajatorii au obligația de a depune Declarația privind obligațiile de plată a contribuțiilor sociale, impozitului pe venit și evidența nominală a persoanelor asigurate (Declarația 112). Termenul de plată și declarare a obligațiilor fiscale este data de 25, inclusiv, a lunii următoare celei în care se face plata din bugetul asigurărilor de șomaj.

Pentru această indemnizație nu se datorează contribuția asiguratorie pentru muncă! De asemenea, impozitul pe venit se va calcula potrivit regulilor de la art. 78 alin. (2) lit. b) din Legea nr. 227/2015 privind Codul Fiscal (venituri obținute în afara funcției de bază).

Pentru a beneficia de sumele necesare plății indemnizației, angajatorii au nevoie de următoarele:

• Întocmirea unei cereri semnată și datată de reprezentantul legal al companiei însoțită de lista persoanelor care urmează să beneficieze de această indemnizație, asumată de reprezentantul legal și întocmită conform modelului prevăzut la Anexa 3 din această Ordonanță de Urgență
• Cererea va fi trimisă prin poșta electronică la agențiile pentru ocuparea forței de muncă județene, precum și a municipiului București, în raza cărora angajatorul își are sediul social

iFlow îți oferă toate documentele legislative necesare completate automat, pe lângă acest lucru te ajută să păstrezi o evidența clară a orelor muncite de către angajați de acasă.