Pontarea angajaților în iFlow

Prezența reală este un modul esențial în aplicația de pontaj & HR iFlow. Ultimele modificări și actualizări ale aplicației au schimbat complet modul în care angajații se pot ponta. De acum, administratorii și liderii de echipă au multiple funcționalități care îi va ajuta în procesul de pontare a angajaților fără acces în aplicație. 

Prezența reală pentru lideri, administratori și angajați

În cazul în care ai angajați fără acces la dispozitive inteligente sau pur și simplu nu dorești să oferi angajaților acces în aplicație, administratorii sau liderii de echipă pot realiza pontajul acestor persoane. 

Cum pontezi alți angajați?

În primul rând este necesar să te asiguri că ai rol de administrator (acces deplin) sau că ai fost desemnat lider de echipă cu permisiuni pe echipa pe care o coordonezi. 

Setări pentru administratori:

• Dacă dorești să oferi liderilor de echipă posibilitatea de a ponta angajații cu ora reală, trebuie doar să activezi modulul de prezență reală și să definești liderul pe echipă
• Dacă dorești să oferi liderilor de echipă posibilitatea de a ponta angajații pentru o dată sau o oră din trecut, precum și permisiunea de a edita o prezență deja adăugată, este necesar să-i oferi permisiunea din profilul său. Accesează profilul angajatului – Setări – Permisii – Permisii Editare Prezență reală, alege echipa și salvează modificările. 

Pe panoul General ai două butoane legate de prezența reală: Intrare/Ieșire și “+”. 

1. Intrare/Ieșire – acest buton este pentru a te ponta chiar pe tine. 
2. Butonul “+” îl vei folosi pentru a ponta alți angajați. Pe acest buton ai două opțiuni: Adaugă prezență și Închide prezență: 

Click pe prima opțiune pentru a ponta unul sau mai mulți angajați cu intrare. De asemenea, poți ponta angajații cu intrare și ieșire din același dialog, poți alege locația angajaților pe care îi pontezi și proiectul, dacă este cazul și ai modulul “Proiecte” activat. 

Opțiunea “Închide prezență” este foarte utilă dacă ai angajați care se pontează singuri, dar au înregistrat o intrare și au uitat să-și înregistreze o ieșire. Acest buton îți va aduce datele complete pentru aceste cazuri și îți oferă posibilitatea de a introduce ore de ieșire pentru fiecare angajat, din același dialog. Această nouă funcționalitate te va ajuta să ai un raport de prezență corect și fără lipsuri. 

Cum se pontează membrii de echipă?

Membrii de echipă sunt angajații cu permisiuni limitate în aplicație și se pot ponta doar pe ei. În funcție de permisiunile oferite de către administrator aceștia pot sau nu să se ponteze la o dată/oră anterioară. 

Angajații pot accesa iFlow de pe orice tip de dispozitiv din browser (recomandăm Google Chrome), iar pentru utilizarea aplicației de pe telefon își pot crea o scurtătură pe ecranul telefonului. Panoul General, prima pagină care se deschide atunci când un utilizator se loghează în contul său iFlow, este locul de unde angajații pot efectua toate acțiunile: pot adăuga prezențe și evenimente de tip concediu plătit sau delegații. 

Pentru a înregistra o prezență este necesar doar să acceseze butonul Intrare și Ieșire la finalul programului. iFlow preia automat data, ora și localizarea GPS a angajatului. Suplimentar, angajatul poate alege o locație și/sau un proiect din listele predefinite. 

Angajații își pot verifica toate prezențele și totalul orelor lucrate pe fiecare zi din profilul lor, secțiunea Prezență. 

Angajații cu permisiunea de a edita prezența reală

Administratorii care își doresc ca angajații să își facă singuri planificarea programului de lucru fără a le verifica prezența la minut și fără a le cere să se ponteze în timp real, pot să ofere angajaților drept de editare pe prezența lor. Asta înseamnă că la final de săptămână sau chiar la două săptămâni angajații își pot adăuga prezența. 

Din profilul de angajat, secțiunea Prezență, angajații pot adăuga orele lucrate din zilele anterioare și până în prezent. De asemenea, pot selecta și locațiile sau proiectele la care au lucrat. 

De reținut!

• Angajații pot fi pontați de către administratori sau de către liderii de echipă.
• Localizarea GPS funcționează doar dacă angajatul permite aplicației să-i preia aceste informații. 
• Administratorii decid dacă oferă angajaților permisiunea de a edita ora și data pontării. 
• Angajații își verifică orele de muncă din panoul “Prezența mea”.