În data de 5 iulie 2024, președintele României a semnat decretul de promulgare a Legii privind utilizarea semnăturii electronice, a mărcii temporale și prestarea serviciilor de încredere bazate pe acestea, marcând un pas important în reglementarea utilizării acestui tip de tehnologie. Noua lege, publicată în Monitorul Oficial nr. 647 din data de 8 iulie 2024, va intra în vigoare începând cu 8 octombrie 2024, și are ca obiectiv crearea unui cadru juridic clar și preconizat pentru utilizarea fiecărui tip de semnătură electronică.
Obiective și tipuri de semnături electronice
Această lege aduce un cadru juridic stabil pentru a folosi semnătura electronică în România, aliniindu-se la standardele europene și internaționale. Ea urmărește implementarea directă a Regulamentului (UE) nr. 910/2014 al Parlamentului European și al Consiliului din 23 iulie 2014, cunoscut sub denumirea de Regulamentul eIDAS, care include identificarea electronică și serviciile de încredere pentru tranzacțiile electronice pe piața internă a Uniunii Europene.
Se reglementează clar efectele juridice ale semnăturii electronice simple, stabilindu-se că un document electronic semnat astfel are aceeași valoare legală ca un document semnat olograf, în următoarele situații:
- Pentru acte patrimoniale evaluate sub jumătate din salariul minim brut la data semnării
- Dacă persoana căreia îi este opus documentul îl recunoaște prin îndeplinirea clară a obligațiilor asumate (de exemplu, livrarea de produse, plata etc.)
- În cazul în care părțile sunt profesioniști și au convenit expres, printr-un document distinct, că semnătura electronică simplă va avea aceleași efecte legale ca semnătura olografă
Legea are un rol cu adevărat important în simplificarea interacțiunilor între cetățeni, companii și autorități publice prin intermediul tehnologiilor digitale. Aceasta stabilește măsurile pe care statele membre le pot adopta la nivel național, creând astfel o legislație coerentă în domeniul tranzacțiilor electronice.
Se definesc trei tipuri principale de semnătură electronică:
- Semnătura electronică simplă: Aceasta oferă un nivel de bază de securitate și este utilizată în general pentru documente nesensibile
- Semnătura electronică avansată: Este mai sigură decât semnătura simplă și necesită o metodă prin care să se poată verifica identitatea semnatarului
- Semnătura electronică calificată: Reprezintă cel mai înalt nivel de securitate și este echivalentă cu semnătura olografă, având efecte juridice depline
Furnizorii de servicii de încredere, responsabili de emiterea certificatelor digitale necesare pentru semnătura electronică, trebuie să fie acreditați și să respecte standardele stricte stabilite de regulamentul eIDAS.
Este semnătura electronică obligatorie?
Semnătura electronică calificată este deja obligatorie pentru anumite categorii de utilizatori, cum ar fi cei care folosesc sistemul de facturare electronică e-Factura. De asemenea, accesul la Spațiul Privat Virtual (SPV), platforma online a Agenției Naționale de Administrare Fiscală (ANAF), se face exclusiv prin utilizarea unui certificat digital calificat emis de un furnizor de încredere.
Obligativitatea semnăturii electronice depinde de domeniu, tipul de document și legislația națională a fiecărei țări. În 2024, există situații specifice în care utilizarea semnăturii electronice este obligatorie, dar în majoritatea cazurilor, ea rămâne opțională, cu excepția anumitor domenii reglementate:
- Administrația publică: În multe țări din UE, inclusiv România, utilizarea semnăturii electronice în interacțiunile cu administrația publică a devenit din ce în ce mai frecventă și chiar obligatorie în unele cazuri
- Contracte comerciale și tranzacții financiare: În sectorul privat, semnătura electronică nu este întotdeauna obligatorie, însă este din ce în ce mai utilizată. Multe companii aleg să adopte semnătura electronică pentru eficientizarea proceselor de semnare a contractelor, mai ales în relațiile B2B și B2C
- Achiziții publice și licitații: În licitațiile publice electronice și achizițiile publice, semnătura electronică calificată este de obicei obligatorie, pentru a asigura integritatea procesului și a documentației
- Documente legale și judiciare: Semnătura electronică calificată este adesea necesară pentru documentele legale care trebuie să fie prezentate în instanță sau pentru autentificarea unor acte oficiale (de exemplu, acte notariale sau documente de proprietate)
În ceea ce privește acest proiect de lege, instituțiile și autoritățile publice vor fi obligați să accepte documente electronice certificate cu semnătura electronică online. Astfel se arată în expunerea de motive a legii că:
Acest tip de semnătură nu va fi disponibil doar funcționarilor publici […] ci și cetățenilor, care vor putea utiliza semnătura electronică în relațiile cu entitățile publice. […].
De asemenea, legea prevede sancțiuni semnificative pentru prestatorii de servicii de încredere care nu își îndeplinesc obligațiile legale. Amenzile pot ajunge până la 100.000 de lei, subliniind astfel importanța conformării cu reglementările impuse pentru protecția consumatorilor și a securității datelor.
În 2024, semnătura electronică autorizată continuă să joace un rol esențial în digitalizarea proceselor administrative și comerciale. Deși nu este întotdeauna obligatorie, ea devine din ce în ce mai necesară în interacțiunile cu autoritățile publice, în cadrul tranzacțiilor comerciale importante și în documentele legale. Adoptarea acesteia aduce numeroase beneficii, însă necesită și o infrastructură tehnologică adecvată și un cadru legal bine definit.
Simplifică semnarea documentelor angajaților cu iFlow
iFlow îți pune la dispoziție multiple metode eficiente și conforme cu legislația actuală pentru semnarea documentelor angajaților. Această lege reglementează și facilitează utilizarea semnăturilor electronice în cadrul tranzacțiilor și documentelor oficiale, oferindu-le aceeași validitate juridică precum semnăturile olografe. Astfel, aplicația îți pune la dispoziție următoarele opțiuni pentru semnarea documentelor:
- Semnătură scrisă generată automat: Această opțiune utilizează textul introdus pentru a genera o semnătură digitală automată, oferind un aspect profesionist și uniformizat. Este ideală pentru documente standardizate, unde coerența vizuală și rapiditatea sunt esențiale
- Semnătură desenată manual: Aceasta îți permite să creezi o semnătură personalizată, desenând-o direct pe ecranul dispozitivului tău (laptop, tabletă sau smartphone). Conform legislației din 2024, o astfel de semnătură are valoare legală atâta timp cât poate fi identificată în mod unic persoanei semnatare, îndeplinind condițiile de securitate și autenticitate prevăzute de lege
- Semnătură încărcată dintr-un fișier: În cazul în care deții deja o semnătură digitală preexistentă (de exemplu, o imagine scanată sau un fișier creat anterior), iFlow îți permite să o încarci și să o aplici pe documente. Această metodă este în conformitate cu cerințele din noua lege a semnăturii electronice, care recunoaște semnăturile digitale stocate și aplicate electronic drept valabile, cu condiția ca acestea să fie securizate și verificabile
În cazul în care preferi semnarea manuală a documentelor, acestea pot fi descărcate, semnate fizic, iar ulterior marcate ca semnate în aplicația iFlow, menținând astfel un proces simplu și clar de gestionare a fluxului de documente.
Noua legislație din 2024 accentuează importanța verificării autenticității semnăturii și protecției împotriva falsificării, iar iFlow îți oferă soluții moderne pentru a te conforma acestor reglementări, asigurând în același timp eficiență și siguranță.
