“Timpul este suficient pentru cei care chiar îl folosesc.” – Leonardo Da Vinci. Acest citat a fost inspirat din realitate, toți avem aceleași 24 de ore la dispoziție, dar nu toți le folosim eficient. De ce unii oameni reușesc să-și atingă obiectivele, având la dispoziție același timp ca și cei care nu realizează prea multe lucruri? Felul în care îți organizezi timpul este foarte important în atingerea obiectivelor propuse. În rândurile de mai jos o să scriu un mic ghid despre cum poți să fii mai eficient în organizarea timpului tău.Stabilește-ți obiectivele
1. Stabilește-ți obiectivele
Stabilirea obiectivelor este cel mai important lucru în organizarea eficientă a timpului. De asemenea, este important ca lista de obiective să fie cât mai clar definită. Dacă îți propui ca obiectiv general creșterea afacerii, este foarte posibil să nu știi de unde să începi sau ce să faci. Așadar, setează obiective mici care să servească scopului final. Planifică atent fiecare pas necesar îndeplinirii scopului final.
Este important să îți notezi pe hârtie obiectivul principal și pașii specifici pentru îndeplinirea acestuia, această hârtie va reprezenta angajamentul tău față de tine. Avem tendința să respectăm mai bine lucrurile scrise, pe lângă acest lucru, o să obții o vedere de ansamblu corectă asupra planului de lucru.
2. Fii disciplinat și acordă atenție timpului alocat diferitelor activități
După stabilirea obiectivelor, este necesar să-ți alcătuiești un program pentru fiecare zi. De exemplu:
- Luni: Întâlnire cu directorii, întocmirea sarcinilor pentru noua săptămână, etc.;
- Marți: Întâlnire cu reprezentanții din producție, verificat stocurile, etc.;
- Miercuri: Întâlnire cu departamentul de marketing, verificat statistici, discutat despre idei noi de marketing, etc.;
- Joi: Întâlniri cu firmele partenere, furnizori, etc.;
- Vineri: Întâlniri cu angajații din fiecare departament;
- Sâmbătă: Ieșire la munte, relaxare sau alte activități personale;
- Duminică: Gândit noi strategii de afacere.
Acesta este doar un exemplu de activități pe durata unei săptămâni, alege ceea ce ți se potrivește și crează-ți un program săptămânal. Chiar dacă este posibil ca acest program să sufere mici modificări, este important să ai un punct de plecare pentru fiecare săptămână. Rămâi flexibil dar ordonat și disciplinat referitor la cum îți împarți timpul pentru diferitele activități și sarcini. Un alt avantaj pentru programul prestabilit este acela că vei reduce mult riscul de a pierde timpul inutil, cu activități neimportante.
3. Analizează productivitatea timpului
O analiză a productivității timpului este importantă, te va ajuta să-ți dai seama ce sarcini îți consumă cel mai mult timp. După ce descoperi care sunt aceste sarcini consumatoare de timp, caută soluții prin care să reduci timpul acordat acestora. Poți delega pe altcineva pentru a le realiza, atunci când acest lucru este posibil. Delegarea sarcinilor este foarte importantă în managementul eficient al timpului de lucru.
Un bun manager/antreprenor va oferi ocazia și încrederea angajaților de a executa sarcini în locul lui. În felul acesta, angajații se vor simți prețuiți și de încredere, iar tu, în calitate de manager/antreprenor, vei putea face lucruri care necesită prezența sau atenția ta, în mod exclusiv.
Poți folosi un program de gestionare a sarcinilor sau proiectelor, care să te ajute să ai claritate asupra obiectivelor finale. În cadrul companiei noastre, folosim https://asana.com/, este un program foarte bun de organizare și administrare a sarcinilor. Echipa iFlow lucrează eficient și productiv cu ajutorul acestui program.
4. Elimină activitățile care te întrerup și scad productivitatea
Verificatul e-mailului sau a mesajelor, timpul petrecut pe rețelele sociale și alte asemenea activități, pot să scadă productivitatea zilnică. De aceea, îți recomand să stabilești un interval de timp, pentru fiecare zi, în care să faci doar acest lucru. Perioadele mai lungi de timp fără întreruperi, te ajută să rămâi productiv, așadar, eficient.
Eu recomand planificarea acestor activități într-un interval de timp mai puțin eficient, cum ar fi după pauza de masă, sau la finalul programului. Păstrează orele în care ești cel mai eficient și plin de energie, pentru lucrurile cu adevărat importante și dificile.
5. Oferă prioritate sarcinilor în funcție de importanță
Creează-ți propriul sistem de etichetare a sarcinilor. De exemplu: important, neimportant, urgent și cele care nu sunt urgente. Propune-ți să faci sarcinile urgente și importante imediat și planifică să le faci pe cele importante dar care nu sunt urgente, apoi. În cele din urmă, îți rămân sarcinile urgente dar neimportante, iar la final cele neimportante și care nu sunt urgente.
Această metodă te învață să gândești productiv și să-ți setezi foarte bine prioritățile. De asemenea, devii mai eficient.
6. Alocă timp vieții personale
Fă-ți timp pentru persoanele importante din viața ta. O viața personală nefericită, te va urma și la birou sau în afacerea ta. Este important să ai grijă și de sănătatea ta psihică și emoțională, pentru a putea fi 100% devotat job-ului sau afacerii tale. Sănătatea fizică este și ea extrem de importantă pentru a fi perfect organizat și echilibrat la servici.
Afacerea este ca o minge, dacă o scapi, va sări înapoi, câteodată mai repede, câteodată mai încet, dar atât timp cât rămâi acolo, va reveni în mâinile tale. În schimb, viața personală (familie, prieteni, sănătate) este făcută din sticlă, dacă o scapi, se va sparge și nu va mai fi vreodată la fel. De aceea, este bine să înțelegi cât de important este echilibrul dintre viața personală și afacere/servici.
7. Schimbă scenariul, ia o pauză
Este foarte important să beneficiezi de o pauză de la muncă zilnic. Ieși afară din birou, ieși la o cafea, sau ia masa de prânz în oraș. De asemenea, poți alege să lucrezi dintr-un restaurant/cafenea, când acest lucru este posibil. Schimbarea mediului de lucru îți poate crește productivitatea dar mai ales creativitatea.
Cei mai importanți factori în construirea și menținerea unei afaceri de succes sunt: organizarea eficientă a timpului și echilibrul dintre viața personală și viața profesională. Dacă reușești să stăpânești și să folosești acești doi factori în avantajul tău, rezultatele pozitive nu vor întârzia să apară.
Ce metode cunoști și folosești pentru eficientizarea timpului? Ce consideri că este cel mai important pentru a avea o afacere de succes? Mi-ar plăcea să aflu părerea ta referitoare la aceste aspecte.
