Sistemul e-factură este un sistem electronic de facturare care permite emiterea, transmiterea și recepționarea facturilor în format electronic. În România, utilizarea acestui sistem este obligatorie pentru anumite categorii de contribuabili, conform prevederilor Codului fiscal și ale Ordinului comun al Ministerului Finanțelor Publice și al Agenției Naționale de Administrare Fiscală nr. 3.258/1.026/2016.
Utilizarea sistemului e-factură este obligatorie pentru contribuabilii români care îndeplinesc cumulativ următoarele condiții:
- sunt plătitori de TVA înregistrați în scopuri de TVA, conform legislației în vigoare
- au realizat, în anul calendaristic precedent anului în care se face aplicarea obligativității, o cifră de afaceri, exclusiv TVA, care depășește valoarea de 220.000 de lei
- emit facturi către alte persoane impozabile înregistrate în scopuri de TVA
Conform legii, contribuabilii care îndeplinesc aceste condiții sunt obligați să utilizeze exclusiv sistemul de facturare electronică. Excepție prezintă situațiile în care se aplică unele prevederi speciale privind facturarea. Spre exemplu, facturile emise în cadrul unei scheme de tranzacționare în comun, sau cele emise de către operatorii economici care desfășoară activități în domeniul agriculturii și care nu au obligația de a fi înregistrați în scopuri de TVA.
Beneficiile sistemului e-factură
Utilizarea sistemului respectiv prezintă numeroase avantaje pentru contribuabili, cum ar fi:
- reducerea costurilor administrative
- eliminarea riscului de erori umane
- reducerea timpului necesar pentru procesarea facturilor
- eliminarea necesității păstrării facturilor în format fizic
Opțional, sistemul e-factură poate contribui la combaterea evaziunii fiscale, prin faptul că facturile emise și primite sunt stocate într-un sistem electronic care permite autorităților fiscale să efectueze verificări mai rapide și mai precise.
În cazul în care un contribuabil care îndeplinește condițiile de mai sus nu utilizează sistemul e-factură, acesta poate fi sancționat cu amendă cuprinsă între 5.000 și 10.000 de lei, conform prevederilor Codului fiscal.
Deși procesul de utilizare al sistemului e-factură poate varia în funcție de furnizorul și platforma folosită, există câteva etape generale pe care utilizatorii le pot urma pentru a trimite și primi facturi electronice:
Accesarea platformei
Utilizatorii trebuie sa acceseze platforma de e-factura furnizată de către autoritatea fiscală. De obicei, utilizatorii trebuie sa se înregistreze și să creeze un cont pe platformă pentru a putea emite sau primi facturi electronice.
Crearea unei facturi electronice
Dacă utilizatorii au accesat platforma, ei pot începe să creeze o factură electronică. În acest sens, vor trebui sa completeze toate detaliile necesare, cum ar fi numele și adresa clientului, data emiterii facturii, numărul facturii, detaliile privind bunurile sau serviciile furnizate și prețul aferent.
Semnarea și trimiterea facturii
În momentul în care factura electronică este creată, aceasta trebuie semnată digital cu un certificat electronic valabil. După semnare, factura este gata să fie trimisă clientului prin intermediul platformei.
Primirea și prelucrarea facturii
După ce factura a fost trimisă, clientul o poate primi și verifica. Dacă totul este în regulă, factura poate fi acceptata și stocată în sistemul de arhivare electronic. Dacă exista probleme sau neclarități, clientul poate respinge factura sau cere explicații suplimentare.
În ceea ce privește legislația din România, conform Ordinului nr. 2634/2015 emis de Ministerul Finanțelor Publice, companiile românești care depășesc un anumit prag de cifra de afaceri sunt obligate sa utilizeze facturarea electronică în relația cu instituțiile publice. De asemenea, Ordonanta de Urgenta nr. 25/2018 prevede ca toate facturile emise în România trebuie sa fie semnate digital și transmise prin intermediul unui sistem de facturare electronică.
