De cele mai multe ori utilizatorii iFlow își doresc atât o evidență exactă a timpului petrecut la muncă de către angajații lor, cât și foaia colectivă pregătită pentru salarizare cu cifre gata rotunjite. Acest lucru este posibil în iFlow prin utilizarea în paralel a prezenței reale și a planificării programului de lucru.
Citește acest articol pentru a afla care sunt beneficiile pe care ți le aduce acest mod de utilizare a aplicației și pentru a descoperi cum utilizezi aplicația corect în această modalitate.
Beneficiile și utilizarea în paralel
Încep acest articol direct prin a explica cum utilizezi aceste două moduri în paralel și prin a-ți enumera beneficiile acestei metode. Iar la sfârșitul articolului găsești niște explicații suplimentare în cazul în care dorești să afli cum funcționează lucrurile.
Utilizarea practică este foarte simplă, pentru partea de prezență reală tot ce ai de făcut este să le comunici angajaților să se ponteze prin prezența reală. În funcție de modalitatea aleasă de tine pentru compania ta, adică fie de pe PC sau telefon, fie cu ajutorul cartelelor RFID. Iar pentru partea de planificare a programului de lucru trebuie doar să realizezi această planificare. Fie că o realizezi tu, liderii de echipă sau o persoană desemnată să facă acest lucru.
După ce ai toate datele de care ai nevoie, adică prezențe și planificare intervine partea de raportare. Fiecare modalitate de utilizare are un Pontaj specific. Astfel, vei utiliza rapoartele de mai jos specific pentru fiecare mod de utilizare:
Pentru prezența reală vei utiliza Pontajul cu sursa de date “Prezență reală”. Sursa de date o alegi astfel: Din meniul principal “Rapoarte” – “Pontaj” – Click pe butonul “Setări pontaj” – iar la rubrica “Sursă de date” alege “Prezență reală”.
La ce te ajută raportul de prezență reală?
Este foarte simplu, te ajută la monitorizarea angajaților și a timpului lucrat de aceștia. Vezi la ce ore se pontează angajații tăi zilnic prin condica de prezență reală, și apoi vezi totalul de ore înregistrat de aceștia, practic, cât timp lucrează.
Pentru programul de lucru vei utiliza fie pontajul pe baza programului de lucru, fie pontajul pe baza programului de lucru + ore suplimentare.
Diferența dintre aceste două variante este că pontajul pe baza programului de lucru vine completat cu orele calculate pe baza planificării, însă fără a calcula orele suplimentare în funcție de norma lunară. Dacă vrei orele suplimentare calculate în funcție de normă, vei alege Pontajul pe baza Programului de lucru + ore suplimentare.
Vei selecta și aici sursa de date urmând pașii de mai sus, însă vei selecta altă bază de date, nu cea pentru “Prezență reală”.
La ce te ajută raportul de ore planificate?
Vei avea planificarea programului de lucru conform contractelor individuale de muncă și pontajele pregătite pentru calculul salarial. Pe baza programului de lucru orele din pontaj sunt deja rotunjite și vin completate în numere întregi. Pe când, în prezența reală vei avea sume cu câte 2 zecimale foarte des. În cazul în care nu plătești chiar la minut, atunci această variantă este cea mai bună pentru calculul salarial.
Până acum ți-am spus cum le folosești în paralel și care sunt beneficiile fiecăruia în parte. Poate te întrebi “Și totuși cu ce mă ajută în final utilizarea în paralel?”.
Dacă utilizezi atât planificarea, cât și prezența reală procesul de monitorizare a angajaților se întregește. Nu vei vedea doar timpul real lucrat de aceștia, vei putea compara în timp real, foarte simplu planificarea și realitatea.
Ai un set de câte două rapoarte pe care le vizualizezi foarte ușor și care te ajută să compari orele la care se pontează angajații cu orele la care ar trebui să se ponteze.
De exemplu, angajatul “X” are programul stabilit prin contract, care începe la ora 08:00 și se sfârșește la ora 16:00. În condica de prezență reală vezi că acest angajat se pontează în fiecare dimineata la ora 08:30 în loc de ora 08:00.
Pe lângă compararea orelor de intrare și ieșire, vei putea compara și numărul de ore lucrate pe zi. De exemplu angajatul “X”, contractual, trebuie să muncească zilnic 8 ore, iar prin compararea pontajului pe baza programului de lucru cu cel pe baza prezenței reale observi că acest angajat nu lucrează în fiecare zi 8 ore și poate nici nu le recuperează.
În final, această utilizare te ajută să vezi realitatea și te poate ajuta în procesul decizional pentru corectarea acestor factori.
Înregistrarea datelor
Această parte reprezintă colectarea datelor pe baza cărora vei obține evidența finală.
Pentru prezența reală înregistrarea datelor are loc prin pontările angajaților, adică prin înregistrarea timpului lucrat de aceștia utilizând butoanele de intrare/ieșire de pe telefon, PC sau prin cartele RFID.
Pentru planificarea programului de lucru înregistrarea datelor are loc prin setarea programului de lucru pentru angajați, în panoul cu același nume. Fie că este vorba de un program de lucru simplu de exemplu “08:00 – 16:00”, fie o planificare pe schimburi și ture.
Rapoarte specifice
Pentru fiecare mod de utilizare există seturi de rapoarte și setări specifice.
Pentru prezența reală există o foaie colectivă (Raportul pontaj) specifică, o condică de prezență bazată pe această sursă de date și raportul “Prezență reală”.
Pontajul pe baza prezenței reale este completat strict cu timpul lucrat de angajați care provine din înregistrările prezențelor.
Condica de prezență reală este completată cu orele de intrare și ieșire care provin tot din aceeași sursă, adică pontările cu “Intrare/Ieșire”.
Iar raportul de prezență reală conține toate aceste evenimente înregistrate de către toți angajații, diferența între aceste rapoarte este că în raportul pentru prezență reală poți edita prezențele, în condică și în pontaj nu poți face acest lucru direct.
Pentru planificarea programului de lucru există o foaie colectivă specifică (Raportul Pontaj), o condică de prezență generată pe baza planificării și raportul “Ore planificate”
Pontajul pe baza planificării programului de lucru are 3 variante: Pontaj pe baza programului de lucru, Pontaj pe baza programului de lucru + ore suplimentare sau Pontaj pe baza schimburilor predefinite. Toate aceste rapoarte se completează strict cu informațiile setate de tine în panoul program de lucru.
Condica de prezență bazată pe programul de lucru se completează automat, strict pe baza informațiilor adăugate de tine în panoul Program de lucru, orele de intrare și ieșire sunt orele de început și de sfârșit a programului de lucru.
Raportul Ore planificate poate fi utilizat pentru verificarea orelor planificate angajaților tăi lună de lună.
Pentru orice detaliu referitor la rapoarte sau setări, poți accesa cu încredere Ghidul nostru de utilizare.
În concluzie
iFlow te ajută prin aceste moduri să îți cunoști mai bine angajații, să-i descoperi pe cei care lucrează mai mult și pe cei care nu fac la fel. Astfel, departamentul de HR poate să creeze strategii de recompensare sau strategii de motivare pentru angajații tăi. Nu ezita să ne contactezi dacă ai nevoie de ajutor în configurarea setărilor, poți face asta prin chat-ul din aplicație sau prin e-mail la [email protected].
