Te întrebi de ce pontajul este o bătaie de cap constantă? În cele mai multe dintre cazuri asta se datorează faptului că în locul unei soluții dezvoltate special pentru acest scop, sunt folosite alte programe care nu sunt destinate rezolvării acestor probleme. Află din rândurile de mai jos care sunt motivele pentru care să renunți la pontajul în Excel.
1. Calculul din foaia de pontaj
În iFlow, acest calcul se face automat și poți alege prin doar câteva click-uri ce ore dorești să fie calculate iar tabelul este creat automat și completat cu orele lucrate și cu concedii, ore suplimentare etc. În Excel trebuie să completezi zilnic celulele cu numărul de ore și ești nevoit să adaugi funcții de calcul pe rânduri și coloane, mai mult de atât, trebuie să creezi tabelul de la 0.
2. Pontaj pe departamente
În iFlow pontajul tuturor departamentelor este realizat în același loc pentru orice număr de angajați. Liderii de echipă își pontează angajații aflați în subordine. Sau aceștia se pot ponta singuri. Mai mult de atât, toate rapoartele pot fi filtrate pe echipe. Cu doar un click ai pontajul pentru toată compania sau pe fiecare departament în parte. În Excel lucrurile stau altfel, ai nevoie de mai multe fișiere pentru echipe, care sunt completate manual. Irosești energia în primul rând cu completarea acestor fișierea apoi cu verificarea și corectarea acestora, în plus riscul de a exista erori este mult mai mare.
Cel mai mare avantaj al aplicației de pontaj online iFlow este că ai acces în timp real la toate informațiile despre angajați. Excelul nu îți oferă această posibilitate.
3. Evidență asupra zilelor de concediu
În iFlow evidența zilelor de concediu se ține automat și poate fi vizualizată foarte ușor chiar și de către angajați.Astfel nu vei mai primii telefoane cu întrebări legate de zile de concediu rămase. Pe când în Excel, este administrată de o singură persoană, este realizată manual și trebuie transmisă verbal sau în scris în urma unei solicitări, ceea ce nu este practic deloc.
4. Mesaje de atenționare în cazul erorilor
iFlow te atenționează atunci când există erori, fie că este vorba de ore suplimentare care sunt în cadrul programului de lucru, fie că este adăugat orice tip de eveniment într-o zi în care nu este planificat un program de lucru, fie că este vorba de pontajul real într-o zi de concediu. Astfel riscul erorilor este considerabil mai mic. În Excel există erori doar dacă este adăugată o funcție greșit, însă este datoria ta să găsești eventuale greșeli de calcul. Concediile sunt preluate de pe foi, unde informațiile pot fi eronate și poți afla acest lucru doar după centralizarea tuturor datelor, asta ar însemna să o iei de la capăt.
5. Cereri și adeverințe
În iFlow ai toate cererile și adeverințele stocate într-un singur loc, completate automat. Le poți tipări sau descărca cu un singur click. De asemenea, poți crea propriile modele de documente. Dacă dorești să verifici aceste documente în iFlow, le găsești foarte ușor. În Excel nu poți stoca adeverințe, deci automat mai cauți un program în care să le scrii sau să le completezi, lucru pe care îl faci manual de fiecare dată când un angajat are nevoie de un astfel de document. Iar dacă trebuie să verifici documente, trebuie să cauți în dosare.
6. Rapoarte HR completate automat
iFlow centralizează cele mai importante date ale personalului sub forma de rapoarte. De exemplu: raportul tichetelor de masă. iFlow calculează automat numărul tichetelor de masă pentru fiecare angajat, în funcție de zilele lucrate. Condica de prezență este completată automat cu oră de intrare și ieșire sau cu simbolurile concediilor fie ele de odihnă sau medicale. Cu iFlow treci ușor și fără probleme peste controlul ITM. În schimb, dacă ții pontajul cu Excel, toate rapoartele HR sunt completate manual zi de zi, sau lună de lună. Raportul tichetelor de masă se face manual cu pontajul în față. În cazul unui control ITM, condica de prezență clasică poate avea lipsuri. Astfel ești nevoit să te asiguri că angajații o să completeze condica. Trebuie să verifici când și dacă au avut concediu în zilele necompletate, cu alte cuvinte, multă bătaie de cap.
7. Acces în timp real de oriunde și de pe orice device
Aplicația permite accesul din orice loc cu o conexiune la internet pentru angajați, lideri de echipă sau administratori. De exemplu: nu trebuie să îți faci griji că foaia de pontaj ajunge la un angajat care nu are acces la aceasta, permisiile sunt foarte stricte în iFlow. Pe când un fișier Excel este stocat în calculatorul de la birou, asta înseamnă că doar la birou ai acces la acest document, sau îl trimiți printr-un e-mail. Iar dacă dorești să îl editezi de pe telefon este foarte greu.
Cu alte cuvinte, este mai simplu să alegi o soluție digitală pentru pontaj. În loc să stai să adaugi manual toate datele în diferite fișiere sau să folosești mai multe tipuri de programe în care să ții evidența angajaților. Nu mai pierde timp prețios, digitalizează pontajul cu iFlow.
