Gestionarea eficientă a documentelor, evaluărilor și evenimentelor interne este o provocare constantă în orice companie. iFlow vine în sprijinul echipelor de HR și managerilor cu o funcționalitate extrem de utilă: reminderele automate iNotify.
În acest articol, vei descoperi:
- Ce sunt reminderele din iFlow și cum funcționează
- Tipuri de remindere disponibile
- Beneficiile concrete pentru companie
- Ce opțiuni ai pentru vizualizarea și gestionarea reminderelor
- Bunele practici în setarea reminderelor
Ce sunt reminderele iFlow?
Reminderele iFlow sunt notificări automate configurabile, care te avertizează cu privire la termene limită sau acțiuni importante din activitatea companiei: expirarea unui document, semnarea unui act, realizarea unei evaluări sau organizarea unui eveniment.
Sunt un instrument eficient pentru echipele de HR, manageri și administratori care doresc să mențină controlul asupra proceselor interne și să evite diverse riscuri administrative sau legale.
Pentru cine sunt utile reminderele iFlow
Funcționalitatea este esențială pentru orice companie care vrea să mențină procesele administrative sub control. Sunt deosebit de utile în companii cu mulți angajați, în echipe de HR care gestionează un volum mare de documente, dar mai ales în domenii reglementate, precum transport, construcții, sănătate sau retail.
Tipurile de remindere disponibile în iFlow
Reminderele la nivel de organizație
Folosite pentru a trimite notificări legate de taskuri, evenimente sau documente către angajați individuali, echipe sau întreaga companie.
Tipuri de remindere la nivel de organizație:
- General: un mesaj general valabil care trebuie trimis la un anumit termen
- Angajat: acțiuni legate de o persoană anume
- Documente: pentru actualizarea documentelor
- Evaluări: pentru informații legate de evaluarea angajaților
- Evenimente: notificări ce țin de orele suplimentare, concedii, învoiri etc.
- Semnatari: pentru documente ce necesită semnătură
Remindere din profilul angajatului
Acestea sunt remindere legate de documente sau termene cu dată fixă, asociate direct fiecărui angajat, și pot fi configurate din profilul acestuia.
Ce remindere poți seta din profil
Secțiunea „Date personale”:
- Expirare carte de identitate
- Expirare permis de ședere temporară
- Expirare permis de conducere
Secțiunea „Contracte”:
- Expirare perioadă de probă (util pentru contractele pe perioadă determinată)
- Expirare card de tichete de masă
- Expirare acte adiționale contract de muncă
Secțiunea „Documente”:
- Documente creat în platformă, care au o dată de expirare (ex. autorizații, adeverințe, diplome)
- Documente care necesită semnătură de la angajat sau manager
- Pe orice alte documentele create în arhiva digitală a angajatului
Exemple concrete de utilizare a reminderelor iFlow
Funcționalitatea de remindere din iFlow acoperă o gamă largă de situații administrative și de comunicare internă. Iată câteva exemple relevante din practică:
- Semnare document: O nouă anexă la contractul de muncă este încărcată în platformă. Angajații primesc un reminder automat care îi informează că documentul trebuie semnat. Procesul este rapid și trasabil, fără intervenții suplimentare din partea HR-ului.
- Începerea unei sesiuni de evaluări: HR-ul sau managerul poate trimite un reminder general întregii echipe, anunțând lansarea unei noi runde de evaluări. Se pot include informații utile despre perioadă, termene și pașii următori.
- Document care necesită editare: Dacă un document a fost completat greșit, angajatul poate primi un reminder prin care este informat că trebuie să îl corecteze sau să îl recompleteze. Totul se face direct din iFlow, fără schimburi de emailuri sau telefoane.
- Delegarea unor sarcini înainte de concediu: Un angajat care pleacă în concediu. Liderul poate seta un reminder către înlocuitorul său, în care să detalieze sarcinile rămase. Astfel, continuitatea activității este asigurată fără bătăi de cap.
- Mesaje generale către angajați: Compania poate folosi reminderele pentru a anunța evenimente interne, precum petreceri, sesiuni de training sau alte inițiative. Comunicarea ajunge rapid și eficient la toți cei vizați.
- Gestionarea termenelor-limită ale documentelor personale: Administratorii pot seta remindere pentru documente esențiale din profilul angajatului (CI, contract de muncă, perioada de probă etc.). Sunt notificați automat înainte de expirare și pot transmite la rândul lor remindere către angajați pentru reînnoire.
Pentru a afla cum poți seta un reminder în contul tău iFlow, accesează documentația despre reminderele iNotify.
Beneficiile utilizării unui soft de gestionare a termenelor limită și acțiunilor importante precum iFlow
Eviți problemele legale și amenzile
Un document expirat (CI, permis, contract) poate duce la amenzi sau chiar suspendarea activității în urma unui control ITM. Cu reminderele iFlow, ești notificat din timp și poți acționa preventiv.
Nu ratezi termene sau acțiuni importante
iFlow îți amintește automat ce trebuie făcut și când (o evaluare, un document de semnat sau un contract de reînnoit). Astfel elimini riscul uitării și al blocajelor operaționale.
Eficiență crescută în HR și management
Reminderele înlocuiesc verificările manuale, listele și urmărirea individuală. HR-ul și managerii câștigă timp valoros și reduc erorile administrative.
Vizibilitate și control centralizat
Ai acces la o imagine clară asupra stării administrative: ce documente expiră, ce acțiuni sunt urgente, cine trebuie notificat. Totul este transparent și organizat.
Responsabilitate și trasabilitate
Poți urmări exact cine a fost notificat și când. Astfel, responsabilitățile sunt clare, iar deciziile pot fi luate rapid, fără confuzii sau întârzieri.
Widget-ul de remindere
Update-ul 9.7 a adus, printre altele, și un widget dedicat reminderelor, direct în panoul general.
Acesta oferă o imagine de ansamblu în timp real asupra acțiunilor care necesită atenție, permițând marcarea rapidă a reminderelor ca finalizate și adăugarea de noi remindere, direct din widget.
Funcționalitatea contribuie la o gestionare mai eficientă și organizată a sarcinilor administrative zilnice.
Pentru a afla cum poți fixa acest widget în panoul principal, accesează documentația despre reminderele iNotify.
Bune practici în setarea reminderelor
- Alege intervale realiste: setează notificări cu 15–30 de zile înainte de termenul limită, mai ales pentru documente ce necesită timp de reînnoire (CI, permis de conducere).
- Folosește mesaje clare: ex. „Reînnoiește CI până la 10 iulie” e mai eficient decât „Document expirat”.
- Setează remindere multiple: pentru acțiuni critice, trimite notificări la 30, 15 și 7 zile înainte. Crește șansele ca sarcina să fie dusă la bun sfârșit.
- Marchează reminderele ca finalizate: astfel păstrezi panoul curat și știi ce mai e de rezolvat.
- Nu seta remindere inutile: păstrează-le doar pentru acțiuni care necesită intervenție, ca să nu fie ignorate cele importante.
Vrei să eviți stresul legat de documente, evaluări și termene uitate? Creează un cont nou gratuit sau programează un demo online pentru a descoperi cum reminderele îți pot digitaliza complet procesele administrative.
