Este foarte important ca un manager să știe mereu în ce stadiu este un anumit proiect, lucrare sau comandă din compania sa. În acest mod, el poate avea o evidență clară a timpului necesar pentru comanda în derulare, sau estimativ pentru o comandă viitoare. Modulul pentru managementul proiectelor iPM este noua adiție în aplicația iFlow.
iPM este menit să aducă o funcționalitate extinsă pentru managementul proiectelor companiilor din toate industriile. Beneficiile constau în simplitatea utilizării acestui modul, precum și felul în care înglobează toate elementele necesare pentru monitorizarea progresului proiectelor actuale.
Modificările survenite în meniul Proiecte au fost făcute în baza unui studiu îndelungat al specificului diverselor companii. Astfel am identificat nevoia de obținere a informațiilor în timp real, fără erori și mai ales de a primi rapoarte relevante în orice moment. Importante sunt atât datele adunate, dar și modul în care sunt folosite. În urma generării de rapoarte în modulul iPM, multe întrebări referitoare la productivitatea angajaților, profitabilitatea proiectelor, raportul dintre progresul estimat și cel calculat și altele, își găsesc răspunsul.
Am detaliat mai jos fiecare coloană nouă din raportul Proiecte pentru a înțelege mai bine care este rolul fiecăreia și cum pot fi folosite în favoarea companiei tale.
Responsabilul de proiect – este de obicei liderul de echipă, cel care coordonează lucrarea. Acesta are grijă ca proiectul să respecte termenul limită, estimează timpul în care acesta poate fi finalizat în condiții optime, și decide dacă e nevoie să prelungească perioada alocată. Liderul de echipă are acces să modifice date în platforma iFlow după cum consideră de cuviință. La o simplă privire, superiorul știe cine este persoana răspunzătoare pentru o anumită comandă.
Timp înregistrat – Această valoare reprezintă totalul timpului înregistrat de către angajați pe un anumit proiect, și se schimbă în funcție de activitatea din iFlow. Astfel se observă progresul lucrării, și vei fi notificat de întârzierea acesteia. Ia decizii informate și acționează în timp util pentru a remedia situația.
Timp estimat – Superiorul și liderul de echipă au de acum posibilitatea să completeze acest câmp cu timpul estimativ în care consideră că un anumit proiect va fi finalizat. Această informație poate fi preluată prin API sau prin import. Prin comparație cu progresul calculat și data scadență, se va vedea dacă estimarea a fost corectă, și urmărirea tiparului va ajuta la efectuarea de estimări mai corecte pe viitor.
Progres calculat – iPM calculează automat progresul unei lucrări, în funcție de timpul estimat și cel înregistrat de angajați pe un proiect sau subproiect. În acest mod, responsabilul știe mereu în ce stadiu este proiectul, și poate transmite informația mai departe către clientul contractor. Comunicarea între toate părțile implicate este importantă, de aceea cu ajutorul iFlow, informațiile sunt corecte și mereu la îndemână.
Progres estimat – Această coloană se completează cu progresul estimat de către superior, după evaluarea timpului înregistrat și progresul calculat. Spre deosebire de progresul calculat, aceste date pot fi modificate manual.
Data scadență – Reprezintă data la care proiectul va trebui să fie finalizat. În cazul depășirii acestui termen, în coloana „Zile întârziere” vor fi calculate toatele zilele care depășesc acest termen.
Zile întârziere – Atunci când se depășește timpul alocat unei anumite comenzi, aplicația calculează automat cu câte zile s-a întârziat.
Șabloane dedicate proiectelor
Dacă în compania ta se modifică doar numele proiectului dar procesele de lucru rămân aceleași, în iFlow există posibilitatea de a salva un anumit șablon care poate fi folosit oricând. La adăugarea unui proiect nou, șablonul este pregătit de utilizare, având deja structura cu informațiile de bază. În acest mod, se salvează timp nefiind necesar să se rescrie subproiectele de la zero.
Modulul iPM este extrem de util companiilor din diferite industrii care lucrează pe bază de proiecte, comenzi sau sarcini de lucru. Importanța aflării datelor în timp real este de necontestat, iar în iFlow aceasta este un mare plus. Toate datele se actualizează instant astfel că superiorul știe mereu în ce stadiu se află o anumită lucrare.
După finalizare, analizând datele, va avea o idee de ansamblu despre productivitatea echipelor și poate elabora un plan pentru viitoarele comenzi. Acesta își dă seama inclusiv dacă e necesar să desemneze mai mulți angajați pe un proiect, și să facă estimări corecte de acum înainte, în privința lucrărilor.
