Prezență reală

Evidență timp de muncă real

Raportul Timp de muncă real

Raportul Timp de muncă real este destinat companiilor care utilizează funcția de Intrare – Ieșire.

Cum accesezi raportul timp de muncă real

• Din meniul principal Rapoarte
• Alege Timp de muncă real

În acest raport sunt completate înregistrările evenimentelor Intrare – Ieșire indiferent de modul prin care au fost efectuate, și anume: prin pontaj cu cartele RFID, pontaj direct pe PC, Smartphone sau adăugarea manuală.

Există legenda unde regăsești denumirile evenimentelor afișate în timp de muncă. Fiecare căsuță conține un link spre panoul Activități zilnice ale angajaților.

Mai mult de atât, dacă există probleme, acestea vor fi semnalate în fiecare celulă printr-un simbol ca și cel din imaginea de mai jos. Printr-un singur click, ești trimis pe pagina unde poți soluționa problema simplu și rapid.

Raportul Timp de muncă real detaliat

Raportul Timp de muncă real detaliat este destinat companiilor care utilizează funcția de Intrare – Ieșire având mai multe intervale de prezență.

Cum accesezi raportul timp de muncă real detaliat

• Din meniul principal Rapoarte
• Alege Timp de muncă real detaliat

În acest raport sunt completate înregistrările evenimentelor Intrare – Ieșire indiferent de modul prin care au fost efectuate, și anume: prin pontaj cu cartele RFID, pontaj direct pe PC, Smartphone sau adăugarea manuală.

Există legenda unde regăsești denumirile evenimentelor afișate în timp de muncă. Fiecare căsuță conține un link spre panoul Activități zilnice ale angajaților.

Raportul Timp de muncă real detaliat este destinat companiilor care utilizează funcția de Intrare – Ieșire cu mai multe intervale de prezență. În cazul apariției unor probleme, acestea vor fi semnalate în fiecare celulă printr-o culoare accentuată, indicând dacă un interval nu este închis corespunzător. Acest raport gestionează eficient multiplele intervale de prezență.

Raportul Prezență reală

În raportul Prezență reală, datele afișate sunt cele din ziua actuală. Acesta cuprinde următoarele informații:

• Nume angajat
• Data
• Ora de start
• Ora de încheiere
• Tipul de terminal (Web, Manual, etc.)

Acest raport cuprinde și o serie de filtre prin care poți sintetiza informațiile dorite. Cum ar fi:

• Angajați
• Echipe
• Locații
• Proiecte (în cazul în care modulul pentru proiecte este activat)
• Tip de interval
• Tip de terminal
• Dispozitiv RFID
• Interval orar (de la ora – până la ora)
• Selectează peroada

Mai mult de atât, în partea dreaptă a tabelului există rubrica de detalii care conține trei iconițe în funcție de acțiunea pe care o dorești: Detalii, Editează și Șterge.

• Detalii – aici observi detalii despre prezenta înregistrată precum: dată, oră, tipul de terminal, dispozitivul de pe care s-a înregistrat pontarea, coordonatele GPS, locația pontări pe hartă precum și istoricul dacă au fost înregistrare modificări
• Editează – aici poți modifica: data, ora, locația și proiectul pontări. Toate modificările aduse sunt înregistrate în istoric
• Șterge – aici poți șterge intervalul de pontare

Cum personalizezi raportul Prezență Reală

Raportul Prezență reală poate fi modificat cu ajutorul butonului Setări, situat în colțul din dreapta al tabelului. Raportul cuprinde următoarele date:

• Adresa
• Casa de asigurări de sănătate
• Centru de cost
• CI data expirării
• CI eliberat de
• CI eliberat la data
• Cod numeric personal
• Cont bancar
• COR
• Creat
• Data angajării
• Data expirării contractului de muncă
• Data nașterii
• Departament
• Echipa
• Email
• Funcția ocupată
• Județ
• Normă
• Număr contract de muncă angajat
• Număr de marcă
• Număr de telefon
• Oraș
• Secție
• Serie RFID
• Serie RFID 2
• Serie și număr CI
• Mașină de servici
• Dată
• Oră de start
• Oră de încheiere
• Tip de terminal
• Dispozitiv RFID
• Dispozitiv RFID la încheiere
• IP public
• Locație
• Proiect
• Subproiect
• Este dispozitiv mobil
• Status GPS
• Longitudine GPS
• Latitudine GPS
• Adăugat de
• Dată adăugare
• IP public la încheiere
• Status GPS la încheiere
• Longitudine GPS la încheiere
• Latitudine GPS la încheiere
• Închis de
• Dată încheiere
• Locație la încheiere
• Este dispozitiv mobil la încheiere
• Poză la start
• Poză la încheiere
• Notită pe prezență

Raportul pontaj cu sursa de date Prezență reală

Vei utiliza acest tip de raport dacă dorești ca în pontaj să fie aduse orele înregistrate de fiecare angajat prin intrări și ieșiri, dar și dacă dorești să ai totalul orelor muncite de angajații tăi.

Acest raport nu are secțiunea Afișează pe zile, astfel că nu are nici moduri de afișare.

Mai jos vei găsi lista cu setări disponibile pentru acest tip de pontaj:

• Simbol zi liberă
• Învoiri și ore suplimentare
• Afișează numărul de zile în loc de ore pentru concedii și evenimente de tip interval de zile
• Afișează în permanență coloanele de totaluri pentru toate evenimentele
• Opțiuni pentru coloane Date angajat
• Opțiuni pentru coloanele de totaluri Total ore lucrate
• Opțiuni pentru coloanele de totaluri Ore program normal
• Opțiuni pentru coloanele de totaluri Ore suplimentare
• Nu afișa valori negative
• Grupează concediul medical
• Simbol concediu medical
• Setări printare
• Opțiuni rotunjire

Nu ezita să ne contactezi pentru asistență în configurarea setărilor fie printr-un mail la [email protected], fie pe chat-ul din aplicație.

Permisii prezență reală

Cum editezi permisiile de Prezență reală

Această permisie permite doar liderilor de echipă să adauge sau să editeze prezența reală a angajaților pe care îi coordonează.

• Din panoul General
• Click pe numele angajatului căruia dorești să-i oferi această permisie
• Click pe Setări din meniul aflat în profilul angajatului
• Secțiunea Permisii și notificări
• Alege echipele pentru care acest angajat are dreptul să editeze prezența reală
• Pentru a finaliza, click pe Salvează setările

Cum editezi data și ora intrărilor și ieșirilor

Această setare controlează capacitatea utilizatorilor de a modifica data sau ora în momentul pontării prin înregistrarea intrării sau ieșirii din aplicație. Urmează pașii de mai jos pentru a activa sau dezactiva această setare.

• Din meniul principal Setări – Companie
• Click pe submeniul Prezență reală
• Alege opțiunea dorită în câmpul Editează data și ora intrărilor și ieșirilor
• Pentru a finaliza, click pe Actualizează informațiile

Dezactivat – Atunci când opțiunea este dezactivată, niciun utilizator nu poate modifica (în afară de administrator) data sau ora în momentul pontării.

Administratori și lideri de echipă – când această opțiune este selectată, doar administratorii și liderii de echipă pot modifica data și ora în momentul pontării.

Toți angajații – atunci când această opțiune este selectată, toți utilizatorii pot modifica data și ora în momentul pontării.

Cum modifici permisiile de editare a propriei prezențe

Această setare controlează capacitatea utilizatorilor de a edita înregistrările de prezență reală deja efectuate. Urmează pașii de mai jos pentru a activa sau dezactiva această setare.

• Din meniul principal Setări – Companie
• Click pe submeniul Prezență reală
• Alege opțiunea dorită în câmpul Permisiune de editare a propriei prezențe
• Pentru a finaliza, click pe Actualizează informațiile

Dezactivat – Atunci când opțiunea este dezactivată, niciun utilizator (în afară de administrator) nu își poate edita prezența reală deja înregistrată.

Administratori și lideri de echipă – când această opțiune este selectată, doar administratorii și liderii de echipă își pot edita prezența reală deja înregistrată.

Toți angajații – atunci când această opțiune este selectată, toți utilizatorii își pot edita prezența reală deja înregistrată.

Cum vizualizezi istoricul complet de prezență

Această setare controlează accesul utilizatorilor pentru propriile prezențe:

• Din meniul principal Setări – Companie
• Click pe submeniul Prezență reală
• Alege opțiunea dorită în câmpul Arată istoricul complet de prezență
• Pentru a finaliza, click pe Actualizează informațiile

Doar pentru administratori – atunci când această opțiune este selectată, doar administratorul are acces la toate prezențele fiecărui utilizator.

Administratori și lideri de echipă – când această opțiune este selectată, doar administratorii și liderii de echipă au acces la toate prezențele fiecărui utilizator (Liderii de echipă au acces doar la istoricul de prezențe pentru echipele pe care le are în subordine).

Toți angajații – atunci când această opțiune este selectată, toți utilizatorii au acces la toate prezențele proprii.

Editare prezență reală multiplă

Ai posibilitatea de a șterge sau edita mai multe prezențe simultan dacă le selectezi prin bifarea căsuței din dreptul acestora.

Cum ștergi prezențele multiple

Trebuie doar să selectezi prezențele pe care vrei să le ștergi apoi din antet prin apăsarea butonului Șterge le poți înlătura.

Cum editezi locația/proiectul

În cazul în care angajații au ales locația/proiectul greșit în momentul pontării, le poți edita pentru mai mulți simultan. Întâi selectezi prezențele pe care vrei să le editezi, click pe butonul Editează, apoi le selectezi locația/proiectul (data și ora o lași necompletată dacă nu trebuie să intervi asupra ei) apoi Salvează.

Cum editezi perioada/ora

La fel ca în paragraful anterior, poți face și în cazul datei și orei în situația în care acestea necesită modificări. Poți edita doar intervalele de intrare și ieșire fără să modifici locația/proiectul.

Prezență reală – Pontare cu cod QR

Dacă îți dorești să limitezi accesul angajaților pe platformă, însă vrei ca aceștia să se poată ponta, atunci pontarea cu cod QR este una din soluțiile ideale pentru tine și companie ta.

În primul rând trebuie să te asiguri ca ai creat locațiile în aplicație. Le poți crea manual din meniul Organizație – Locații – click pe Adaugă locația – completează Numele locației – click pe Adaugă.

Ca aceștia să se poată ponta prin intermediul codului QR trebuie să le setezi în profil, în locul Seriei RFID un cod pentru pontare, acesta poate să fie chiar codul de marcă al angajatului.

Navighează în profilul acestuia – click pe butonul Setări (de lângă butonul Profil) – Click pe submeniul RFID și în câmpul Serie RFID completezi codul/marca, etc. apoi click pe Salvează setările.

Atenție!

Poți alege să securizezi o locație prin setarea unei parole, tot ce trebuie să faci este să bifezi căsuța Folosește parolă – apoi să completezi parola și confirmarea acesteia. Ulterior atunci când un angajat accesează link-ul acestei locații va trebui să completeze parola înainte de a se putea ponta.

Cum activezi pontarea cu cod QR

• Din meniul principal Setări – Companie
• Click pe submeniul Prezență reală
• La câmpul Pagina de pontare pe locație alege Activat
• Click pe Actualizează informațiile

Cum distribui codul QR

Pentru a distribui codul QR pentru pontare, trebuie să urmezi pașii de mai jos:

• Accesează meniul principal Organizație și click pe Locații
• Click pe Editează și Salvează codul QR
• Apoi printezi acest cod și îl afișezi în locația dorită

Cum stabilești pașii pentru pontare

În iFlow ai posibilitatea de a scrie pașii pentru angajații care se pontează prin cod QR. Aceștia vor vedea indicațiile tale direct pe pagina de pontare.

• Din meniul principal Setări – Companie
• Click pe submeniul Prezență reală
• Completează informațiile dorite în câmpul Instrucțiuni de Check-In
• Poți schimba chiar și denumirea câmpului RFID
• Apoi click pe Actualizează informațiile

Cum se pontează angajații

Aceștia scanează codul QR prin intermediul telefonului mobil, completează parola, dacă este cazul, apoi își introduc Seria RFID, numărul de marcă sau codul pentru pontare și își înregistrează prezența.

Prezență reală – Pontare pe link

Dacă îți dorești să limitezi accesul angajaților pe platformă, însă vrei ca aceștia să se poată ponta, atunci pontarea pe link este una din soluțiile ideale pentru tine și companie ta.

În primul rând trebuie să te asiguri că ai creat locațiile în aplicație. Le poți crea manual din meniul Organizație – Locații – click pe Adaugă locația – completează Numele locației – click pe Adaugă.

Ca aceștia să se poată ponta prin intermediul link-ului de pontare trebuie să le setezi în profil, în locul Seriei RFID un cod pentru pontare, acesta poate să fie chiar codul de marcă al angajatului.

Navighează în profilul acestuia – click pe butonul Setări (de lângă butonul Profil) – click pe submeniul RFID și în câmpul Serie RFID completezi codul/marca, etc. apoi click pe Salvează setările.

Atenție!

Poți alege să securizezi o locație prin setarea unei parole, tot ce trebuie să faci este să bifezi căsuța Folosește parolă – apoi să completezi parola și confirmarea acesteia. Ulterior atunci când un angajat accesează link-ul acestei locații va trebui să completeze parola înainte de a se putea ponta.

Activarea pontării prin link

• Din meniul principal Setări – Companie
• Click pe submeniul Prezență reală
• La câmpul Pagina de pontare pe locație alege Activat
• Click pe Actualizează informațiile

Distribuirea link-ului de pontare

Pentru a distribuii link-urile pentru pontare, trebuie să urmezi pașii de mai jos:

• Accesează meniul principal Organizație – Locații
• Click pe butonul destinat pentru copierea link-ului sau click pe Editează și copiezi link-ul de acolo
• Apoi îl transmiți angajaților

Stabilirea pașilor pentru pontare

În iFlow ai posibilitatea de a scrie pașii pentru angajații care se pontează pe link. Aceștia vor vedea indicațiile tale direct pe pagina de pontare.

• Din meniul principal Setări – Companie
• Click pe submeniul Prezență reală
• Completează informațiile dorite în câmpul Instrucțiuni de Check-In
• Poți schimba chiar și denumirea câmpului RFID
• Apoi click pe Actualizează informațiile

Cum se pontează angajații

Aceștia accesează link-ul distribuit de tine, completează parola, dacă este cazul, apoi își introduc Seria RFID, numărul de marcă, sau codul pentru pontare și își înregistrează prezența.

Aceștia fie se pot ponta singuri, fie pot fi pontați de altcineva de la această locație.

iFlow PIN Client

Află cum poți face legătura între iFlow PIN Client și contul tău iFlow:

• După ce ai descărcat și instalat aplicația iFlow PIN Client
• Navighează în contul tău în meniul meniul Setări – Dispozitive RFID
• Click pe butonul Adaugă dispozitiv RFID
• Completează Nume dispozitiv
• Copiază Serie dispozitiv din bara de sus a ferestrei din imaginea de mai jos
• Click pe Adaugă pentru a finaliza

După ce ai înregistrat codul la dispozitive RFID:

• Navighează în profilul angajatului care se va ponta în acest mod
• Click pe butonul Setări de lângă butonul Profil
• Apoi click pe submeniul RFID
• În câmpul Serie RFID completează PIN-ul angajatului
• Și click pe Salvează setările

Ulterior angajatul se va ponta utilizând codul PIN introdus de tine, prin aplicația iFlow PIN Client.

Atenție!

Este necesar să ai dezactivată opțiunea de pontare din cont a angajaților.

Notiță pe prezență

Cum adaugi notiță pe prezență

• Selectează butonul +
• Click pe Adaugă prezența/Închide prezența
• Selectează angajatul/angajații
• Alege Locația și Proiectul
• Adaugă Notiță pe prezență
• Seteaza Data
• Completeaza Ora de intrare
• Pentru a finaliza, click pe Adaugă