Tehnologie vs. Clasic – De ce fugim de noile soluții digitale și preferăm metodele clasice?

Viteza cu care se implementează o nouă tehnologie într-o companie este în 98% dintre cazuri lentă sau foarte lentă. Noile soluții digitale sunt create pentru a fi foarte ușor de adoptat dar chiar și așa, procesul de implementare este unul greoi și de durată. De ce? Oamenii prin natura lor, nu sunt foarte receptivi la schimbare. Majoritatea dintre noi preferăm să rămânem în zona noastră de confort.

Angajații consumă foarte multă energie refuzând schimbarea. Dacă ar aloca acest timp documentației despre noua soluție, implementarea ei ar fi simplă și rapidă.

Frica de noua tehnologie – Motive și Soluții

Oamenii preferă să facă ceea ce cunosc deja foarte bine, lucrurile pe care sunt stăpâni. Chiar dacă aceste lucruri sunt grele și consumatoare de timp, par mai ușoare decât cele noi despre care au puține cunoștințe. În teorie sună bine dar în practică nu este deloc așa!

Să luăm drept exemplu soluțiile digitale din companii, menite să simplifice munca angajaților. Ani de zile ai păstrat evidența angajaților în tabele Microsoft Excel sau pe caiete de pontaj, cunoști totul până la cel mai mic detaliu. Ai simplificat întregul proces atât cât ți-au permis limitările programului. Ești mulțumit și împăcat, știi exact ce ai de făcut și cum să faci acel lucru corect.

Apoi, într-o zi, conducerea îți impune să faci o schimbare – digitalizarea pontajului printr-un software care calculează foaia colectivă de prezență automat.

Apare nesiguranța, frica, în mintea ta respingi ideea dar nu transmiți asta și conducerii. Te gândești: cum să se calculeze foaia de pontaj automat? Până acum făceai asta manual și aveai un control și o siguranță. Știai că ceea ce faci este bine și corect. Cum ar putea un software de pontaj să facă asta în locul tău?

Există două ipoteze la care te gândești:

1. Dacă se va implementa această soluție, o să ai de două ori mai mult de muncă. Va trebui să completezi datele necesare pentru a se calcula automat pontajul angajaților. Apoi, va trebui să verifici totul, să fii sigur că este corect și funcționează.

2. Varianta a doua este că acel software de pontaj va fi atât de bun încât munca ta se va reduce drastic. Poate te gândești că șefii tăi ar putea considera că nu mai este nevoie de tine în companie sau pe acel post.

În cazul unei schimbări, toate aceste trăiri sunt normale. Oamenii au fost creați să aibă reacții de apărare atunci când apare necunoscutul. Frica de nou face parte din natura umană și este la latitudinea fiecăruia dacă o folosește pentru a crește și pentru a se dezvolta sau o va lăsa să prindă amploare.

“Nu specia cea mai puternică sau cea mai inteligentă supraviețuiește. Ci aceea care se adaptează cel mai bine la schimbări.” Charles Darwin

Soluții simple pentru a adopta digitalizarea la locul de muncă, relaxat

În primul rând, înlătură orice gând negativ îți trece prin minte atunci când apare oportunitatea de schimbare. Nu uita că omenirea a ajuns unde este astăzi prin schimbări și viața este mult mai ușoară datorită acestora. Nu te-am convins? O să-ți dau un exemplu foarte clar:

• Mașina de spălat haine – nu a fost tot timpul electrică. La început se opera manual, chiar și așa, era mai ușor decât spălatul hainelor cu mâna. Încet, a ajuns la ceea ce este în zilele noastre, o mașină de spălat haine electrică, automatizată, cu multe funcții create să-ți simplifice viața. Mai mult ca sigur oamenii au fost sceptici la început, cum te ajută o mașină de spălat haine pe care o operezi manual? Sigur nu va spăla la fel de bine ca atunci când speli cu mâna și insiști asupra petelor de pe haine. Ca atunci când tu deții controlul. Doar după ce au început să o folosească și-au dat seama de beneficii, au înlăturat îndoielile și și-au dorit mai mult de atât.

Consider că este exact același lucru și în cazul soluțiilor digitale din cadrul companiilor, poate părea mai dificil la început pentru că nu ai încă informațiile necesare. Pe măsură ce începi să folosești soluția pentru pontaj îți dai seama cât de simplu, corect și rapid poate fi acest proces de administrare a personalului.

“Totul se schimbă, nimic nu este fix. Dacă nu profităm de schimbare vom deveni victimele ei!” Peter Arnold

Cum se făcea pontajul angajaților în trecut?

Unele companii încă mai folosesc această metodă clasică. Pontajul angajaților se făcea cu pixul în mână, pe caietele speciale pentru pontaj.

Era un proces greu și consumator de timp, apoi a apărut o soluție, Microsoft Excel. Majoritatea companiilor au trecut la această soluție de a ține pontajul angajaților.

Cât a durat implementarea și în acest caz? La fel de mult, angajații au fost la fel de speriați și deloc receptivi la schimbare. Multitudinea de opțiuni din Microsoft Excel a reușit să sperie pe oricine nu avea suficiente informații despre program, în timp, a ajuns să fie o normalitate să ții evidența angajaților în Microsoft Excel.

Microsoft Excel a fost soluția pentru pontaj mult timp dar acum ai un program mult mai eficient și ușor de folosit

Care este următorul pas după Microsoft Excel? Un program de pontaj online, cât mai automatizat, precis și ușor de folosit. Amintește-ți că oricât de ușor de folosit ar fi, îți va părea complicat dacă nu ai nici un fel de cunoștințe despre el. Așadar, îți recomand să citești toată documentația despre noul program de pontaj online pe care dorești să-l implementezi în compania ta sau despre noul program care ți s-a impus să-l folosești.

De ce este nevoie de digitalizare?

Urmărește tutoriale, citește ghidul de utilizare sau articole referitoare la noul software de pontaj. Acest lucru te va ajuta să deții controlul asupra schimbării. Minimul de cunoștințe îți va oferi o trecere lină de la o metodă bine cunoscută la o metodă complet nouă.

În primul rând pentru că timpul este cel mai de preț lucru și dacă există soluții pentru eficientizarea lui, ar trebui să le adopți fără să stai pe gânduri.

Alt motiv pe care eu îl consider important este accesibilitatea, un program de pontaj care să poată fi accesat de oriunde și oricând este ideal oricărei companii.

Reducerea hârtiilor este un alt motiv esențial, la câte acte și dosare există într-o companie, trebuie să fii un adevărat guru al organizării ca să ai acces la toate informațiile rapid și ușor. Aplicația de pontaj online stochează pentru tine cele mai frecvent folosite documente și informații despre angajați, toate la un click distanță.

Pontajul online îți oferă ocazia de a implica toți angajații companiei în acest proces, poți să oferi acces în aplicație tuturor angajaților sau doar liderilor de echipă. În felul acesta încurajezi munca în echipă și responsabilitatea pontajului nu rămâne în sarcina unei singure persoane. Angajații își verifică singuri informațiile și devin mai responsabili privind programul de lucru, învoirile sau orele suplimentare și concediile adăugate.

Inspectorii teritoriali de muncă nu vor mai găsi nereguli, ai totul completat automat și gata de prezentat într-un mod organizat, pontajul întocmit și calculat corect în funcție de programul de lucru.

Digitalizarea din cadrul companiilor este o nevoie firească în era în care trăim, mai devreme sau mai târziu, se va implementa peste tot. Este alegerea fiecăruia dacă vrea să fie printre primii sau printre ultimii care adoptă digitalizarea în cadrul companiei.  

Concluzie

Am scris acest text după o analiză de câteva luni despre cât de greu sau ușor s-a implementat aplicația iFlow în cele peste 1000 de companii înregistrate. Concluzia mea a fost că angajații nu sunt foarte receptivi la schimbările produse în modul de muncă. Am avut și plăcuta surpriză să constat că oamenii de la conducere, din companiile românești, sunt deschiși la nou și la varianta de a digitaliza toate procesele. Angajații prind și ei încredere datorită liderilor puternici care fac tranziția de la clasic la digital să fie una lină și ușoară.

Aș vrea să te întreb ce părere ai în calitate de angajat referitor la digitalizarea proceselor din cadrul firmei? Ai motive să crezi că nu este necesară o astfel de schimbare? Care sunt acestea? Lasă un comentariu mai jos cu răspunsul tău la aceste întrebări sau cu o părere personală referitoare la digitalizarea companiilor.