Ce cuprinde Modulul Arhiva documentelor?
iFlow vine în sprijinul tău pentru a scăpa de dosarele de personal în format fizic prin lansarea celui mai nou modul – Arhiva de documente. Acest modul se află în varianta Beta și va face parte din pachetul business, iar noi continuăm să lucrăm la dezvoltarea lui.
În Arhiva de documente vei putea păstra toate cererile și adeverințele angajaților și le vei putea seta să conțină serie și număr preluate automat. În plus, contractele de muncă, fișele de post și orice alte documente necesare pentru angajați vor putea fi adăugate pe profilul fiecăruia. De asemenea, pentru orice eveniment se va genera un document aferent care va avea toate datele completate automat.
Important! Până acum, documentele puteau fi accesate din profilul personal al fiecărui angajat. După recenta actualizare, acestea sunt localizate într-un tab nou denumit “documente” care se deschide după ce dai click pe angajat, sau din setările meniului principal. Documentele care sunt expirate sau au fost înlocuite cu unele noi, sunt transferate automat în arhivă.
Iată care sunt noile facilități iFlow:
Foldere
Pentru a avea o mai bună organizare a documentelor, acestea sunt repartizate pe mape. Folderele precum: contracte, fișa postului, cereri și adeverințe, sunt predefinite în aplicație și nu pot fi modificate, însă, după necesitate, se pot adăuga foldere noi care mai apoi vor putea fi editate sau șterse. Astfel, în momentul adăugării unui document, se setează și folderul unde fișierul urmează să fie afișat. Datorită acestei schimbări, toate documentele vor fi repartizate pe categorii specifice, ceea ce ajută la o administrare mai eficientă.
Serie și număr
Un alt aspect ce ține de organizare, se referă la faptul că documentelor li se pot atribui serii și număr. Aceste date se vor înscrie automat în momentul adăugării unui document și ajută membrii echipei de resurse umane la o evidență și identificare mai ușoară a documentelor angajaților. Tipurile de concedii plătite sunt predefinite în aplicație, respectiv, au atribuite seriile specifice și numărul de zile ce trebuie alocat legal, iar modificările se pot face din setările concediului plătit. De asemenea, administratorul poate adăuga serii noi sau le poate modifica pe cele existente.
Permisii
Rolul permisiilor este de a simplifica procesele de creare a documentelor în firmă. Astfel, un angajat poate crea și modifica documentele pentru care are permisie fără a fi necesară intervenirea unui membru HR. În felul acesta, toate documentele vor fi actualizate în conformitate cu toate schimbările care au loc, iar administratorul contului va avea acces la informația despre angajați în timp real.
Documente pentru evenimente
Odată cu noua actualizare, în momentul aprobării unui eveniment de către administrator, softul va genera automat și documentul aferent acestuia va care conține toate datele necesare. Dacă e nevoie, fișierul respectiv poate fi printat în același meniu.
Ai greșit la completarea datelor sau au intervenit unele modificări de program? Nu este nici o problemă. Documentele pot fi editate și salvate direct în aplicație de către persoanele care au permisiunea pentru asemenea acțiuni.
Spre exemplu, această funcționalitate este foarte utilă în cazul delegațiilor, atunci când angajații trebuie să completeze de fiecare dată ordinul de deplasare.
Acum, poți avea toate actele referitoare la personal în format digital, datorită iFlow! Facilitățile noului update ajută echipa de HR la o monitorizare și gestionare eficientă a documentelor companiei, iar timpul petrecut pentru completarea și emiterea acestora se reduce considerabil datorită proceselor automatizate.
Pentru a afla cum folosești, pas cu pas, noile instrumente iFlow la tine în fimă, citește articolul din ghidul de utilizare.
