În acest articol vei afla ce poate face un angajat în aplicație, dar și ce poate vizualiza. Descoperi cum acesta poate adăuga concedii și genera documente. De asemenea, cum își poate vizualiza evidența concediilor și cum își poate ponta prezența.
Ce beneficii ai dacă acorzi accesul angajaților în aplicație?
- Își realizează singuri cererile de concediu, iar tu le aprobi sau respingi cu un simplu click
- Se pontează singuri, iar condica de prezență se completează în timp real și poate fi accesată oricând chiar și de pe telefon
- Angajații sunt informați în timp real, oricând, cu privire la evidența zilelor de concediu, a orelor suplimentare etc.
- Ești notificat prin e-mail ori de câte ori un angajat solicită o cerere de concediu, iar acesta este informat la rândul lui atunci când tu o aprobi
- Desemnezi lideri de echipă care se vor ocupa de situația echipelor pe care le supervizează
- Departamentul HR primește datele deja înregistrate și calculate automat în pontaj
Cum oferi acces în aplicație unui angajat?
Accesul angajatului în aplicație se face prin o adresă de mail. Tot ce trebuie să faci, pentru a-i oferi acces unui angajat în aplicație, este să accesezi profilul acestuia, în meniul Setări – Setări cont. Vei completa adresa de e-mail și parola, ulterior angajatul le va folosi pentru a se loga în aplicație.
Angajatul poate accesa aplicația de pe orice dispozitiv cu conexiune la internet, cel mai adesea se utilizează un telefon mobil sau un PC. Dacă angajatul utilizează telefonul pentru a se ponta, atunci un avantaj ar fi crearea unei scurtături a aplicației pe telefonul mobil.
Ce poate face un angajat în aplicație ?
Spre deosebire de un Admin sau de un Lider de echipa, un angajat poate executa doar câteva acțiuni, precum:
- Adaugă evenimente
- Înregistrează prezențe
- Generează documente
Angajatul poate adăuga toate evenimentele care se regăsesc în lista de pe butonul “Adaugă evenimente”, ulterior le poate edita sau șterge doar dacă acestea nu necesită aprobare, dacă totuși acestea necesită aprobare atunci angajatul poate solicita o cerere de editare pentru un eveniment, din panoul Activitate.
Ce evenimente poate adăuga? Evenimentele predefinite: Concediu plătit, concediu medical, delegație, învoiri, ore suplimentare și alte evenimente personalizate create de admin-ul contului.
Angajatul își poate înregistra prezența la locul de muncă prin apăsarea butonului Intrare/Ieșire de pe panoul General. Când acesta ajunge la servici, va apăsa butonul “Intrare”, iar când pleacă de la locul de muncă, va apăsa butonul “Ieșire”. În mod predefinit acesta nu poate edita nici un aspect în ceea ce privește prezența locală, doar dacă îi oferi tu dreptul să o facă.
Angajatul poate genera documente prin 2 moduri, prin adăugarea evenimentelor, sau direct din profil. De exemplu, cererea de concediu se generează automat atunci când acesta adaugă un Concediu de odihnă, iar cu un simplu click pe ziua cu evenimentul din panoul General, ajunge în zona de activități zilnice de unde poate printa sau descărca cererea. Iar pentru documentele din profil, acestea sunt accesate printr-un singur click, apoi pot fi printate sau descărcate.
Panouri la care are acces un angajat
- General
- Activitate
- Program de lucru
- Profil
În panoul General un angajat își vizualizează toți colegii împreună cu evenimentele acestora. Astfel, programarea concediilor și a altor evenimente se face mult mai ușor. Tot din acest panou poate adăuga evenimente și prezențe. Prin click pe o zi din panoul General, angajatul ajunge într-un panou unde vede în același timp: programul său de lucru, evenimentele și prezențele din ziua respectivă.
În panoul Activitate, angajatul vede evenimentele, atât cele personale, cât și evenimentele colegilor. Din acest panou, el își poate printa sau descărca cererile sau documentele aferente evenimentelor și poate să solicite editarea evenimentelor deja aprobate. De asemenea, poate să adauge evenimente și prezențe și din acest panou.
În panoul Program de lucru, angajații văd planificarea programului de lucru, atât pentru ei înșiși cât și pentru colegi, însă nu pot aduce modificări acesteia.
În propriul profil, angajatul are acces la evidența orelor suplimentare, a învoirilor și a concediilor. Acest lucru este benefic deoarece angajatul poate fi responsabil pentru recuperarea orelor în minus și pentru planificarea concediului de odihnă. Acesta este informat în permanența cu privire la zilele de concediu disponibile și efectuate.
Tot în această zona, angajatul are acces la documente precum: Cerere de concediu, cerere CAS, Ordin de deplasare, etc.
În zona de setări din profil, acesta are acces la partea de date personale unde își poate vizualiza doar numele complet, își poate modifica adresa de e-mail și parola din submeniul “Setări cont”, poate activa notificările prin e-mail pentru evenimente aprobate sau respinse.
Iar în zona de prezență din profil, angajatul își poate vizualiza toate prezențele înregistrate. Însă nu le poate modifica, doar dacă are această permisiune.
Modurile de vizualizare prezentate mai sus, sunt cele predefinite, există un set de setări prin care poți modifica modul în care un angajat vizualizează aceste panouri și îi poți oferi acces în mai multe zone din aplicație. Află care sunt setările la nivel de companie, pe care le poți realiza și care sunt permisiile pe care le poți oferi angajaților.
Poți testa chiar și tu pentru a vedea exact ce poate face un angajat din compania ta în iFlow, prin adăugarea unui angajat de test în contul companiei tale, căruia îi aloci o adresă de e-mail și o parolă, apoi te conectezi în contul acestuia. Dacă ai nevoie de mai multe detalii ne poți contacta oricând la adresa de e-mail [email protected] sau prin intermediul chat-ului din aplicație
