Citește acest articol și află ce reprezintă dosarul personal al salariatului, din ce este alcătuit și când se folosește. Regăsești mai jos și un model de Opis al documentelor care alcătuiesc dosarul personal al salariatului.
Ce este dosarul personal al salariatului?
Acest dosar este cuprins în HG nr. 905/2017 și reprezintă o colecție de documente pe care angajatorul este obligat să o dețină și să o stocheze, fie în format fizic, fie în format digital.
Pe lângă obligația de a deține un astfel de dosar, angajatorul este obligat să prezinte acest Opis la solicitarea unui control din partea inspectorilor de muncă.
Ce este un Opis de documente?
Acesta reprezintă o listă de acte, un fel de inventar al actelor prezente în dosarul personal al angajatului. Poți vedea în imaginea de mai jos un model de Opis, și poți să-l și descarci.
Cum creezi un dosar personal al salariatului?
În mod normal acest tip de dosar se încadrează în obligațiile departamentului de resurse umane, dar pentru că știm că nu toate companiile au un departament HR, îți lăsăm câțiva pași simpli mai jos.
- Faci un scurt inventar – cauți toate actele primite din partea salariatului, astfel afli ușor ce acte îți lipsesc
- Creezi o listă – aici poți utiliza un Opis precum cel de mai sus, unde bifezi ce acte ai deja, și apoi le soliciți pe cele care nu există deja în dosar
- Comunici cu angajații – fie programezi o ședință cu toți angajații, fie îi contactezi individual pentru a le explica rolul dosarului, de ce ai nevoie de actele respective și pentru a le cere actele lipsă
- Stabilirea unui termen limită – După ce le comunici lista actelor care lipsesc, poți să stabilești un termen limită până la care acești să prezinte actele respective
Obiceiul companiilor este să păstreze aceste acte în format fizic, însă odată cu trecerea timpului apare nevoia de digitalizare, fapt care ușurează accesul la aceste documente și transmiterea lor. Astfel recomandăm stocarea acestor documente în mediul online, în formă digitală.
Ce conține un dosar personal al salariatului?
Actele necesare într-un astfel de dosar se împart în 4 mari categorii. Găsești mai jos lista completă în funcție de categoria din care face parte.
1. Acte necesare la angajare
- Copie după actul de identitate (buletin, pașaport, dovadă de rezidență,etc.)
- Copie după certificatul de naștere
- Adeverință medicală care atestă că angajatul este apt de muncă (eliberată de medicul de familie)
- Avizul medicului de medicina muncii
- Copie după certificatul de căsătorie
- Copie după hotărârea de divorț (dacă este cazul)
- Copie după certificatele de naștere ale copiilor (dacă este cazul)
- Copie pentru diploma de absolvire a ultimei instituții de învățământ + alte diplome/documente de specializare sau calificare
- Decizia de pensionare (dacă este cazul)
2. Contractul de muncă, unde se alătură oferta de angajare
3. Actele adiționale și cele referitoare la modificarea, suspendare și/sau încetarea contractelor individuale de muncă
- Fișa postului
- Actele adiționale
- Suspendarea raportului juridic de muncă
- Cererile de concediu (odihnă, fără plată, etc.)
- Actul de încetare a raportului juridic de muncă
- Fișa SSM
- Declarație pentru completarea declarațiilor fiscale privind veniturile din salarii
- Declarație privind faptul că nu ai desfășurat poliție politică/ declarație privind conflictul de interese
4. Acte opționale
- Acordul angajatului cu privire la procesarea datelor cu caracter personal
- Cazier judiciar (original)
- Extrasul bancar pentru contul în care urmează să îi fie virat salariul
- C.V. semnat și datat de către angajat
- Copie a carnetului de muncă sau copii ale adeverințelor de la locurile anterioare de muncă
- Posibile recomandări din partea foștilor angajatori
- Nota de lichidare de la fostul loc de muncă
- Adeverință cu stagiul de cotizare din ultimele 12 luni
- Procese verbale de primire a bunurilor primite din partea companiei (telefon mobil, mașină de serviciu, PC, laptop, etc.)
Model Opis documente
Descarcă modelul de Opis pentru a începe să îți organizezi dosarul personal al fiecărui angajat. Consultă blog-ul nostru pentru mai multe documente pe care le poți descărca în mod gratuit.
