Află ce spune ITM despre semnarea digitală a documentelor de către angajați

Semnătura olografă electronică reprezintă o soluție modernă și sigură pentru semnarea documentelor în mediul digital. Având aceeași valoare juridică ca și semnătura de mână clasică, semnătura olografă electronică este recunoscută și acceptată la nivel național și european.

Pentru a obține o semnătură olografă electronică, există mai multe modalități eficiente, cum ar fi: prin tehnoredactare, scanarea semnăturii clasice, încărcarea semnăturii clasice într-o aplicație specială și conversia acesteia în format electronic sau prin desenarea semnăturii pe ecranul telefonului, tabletei sau cu mouse-ul.

Aplicația iFlow a dezvoltat o funcționalitate nouă pentru semnarea documentelor în format digital. Prin intermediul iDocs, fiecare angajat dintr-o companie poate semna documentele în mod electronic, simplificând astfel întregul proces și economisind timp prețios. Documentele semnate digital sunt stocate în mod automat în arhiva iFlow, asigurând o gestionare eficientă și securizată a acestora.

Unul dintre principalele beneficii ale utilizării semnăturii olografe electronice în aplicația iFlow este eliminarea nevoii de a tipări documente, a semna fizic și a scana în vederea transmiterii sau arhivării acestora. Toate aceste etape repetitive sunt înlocuite cu un proces digital unde documentele se completează automat cu informațiile necesare, iar utilizatorii pot semna electronic și printa doar atunci când este necesar un exemplar fizic.

Dar ce spune legislația despre această modalitate de semnare?

Am obținut răspunsul de la Inspectoratul Teritorial de Muncă, care precizează că „…angajatorul poate opta pentru utilizarea semnăturii electronice, semnăturii electronice avansate sau semnăturii electronice calificate ori a sigiliului electronic al angajatorului, pentru întocmirea tuturor înscrisurilor/documentelor din domeniul relațiilor de muncă rezultate la încheierea contractului de muncă, pe parcursul executării acestuia sau la încetarea contractului de muncă, în condițiile stabilite prin regulamentul intern și/sau contractul colectiv de muncă aplicabil, potrivit legii.”

Din această prevedere rezultă că, în cazul în care a fost decis prin intermediul unui regulament intern, atât angajatorul, cât și angajații pot utiliza semnătura electronică, chiar și în forma necalificată, pentru a semna orice documente din cadrul organizației, cum ar fi adeverințe, cereri sau declarații. Pentru a afla cum semnezi corect Contractul Individual de Muncă, click aici.

Datorită acestor prevederi legislative, companiile care utilizează semnătura digitală disponibilă în aplicația iFlow vor putea semna documentele într-un mod facil și rapid în format digital, respectând în același timp toate prevederile legislative în vigoare. Totuși, dacă dispui de o semnătură electronică calificată, o poți încărca cu ușurință în aplicație și să o folosești ulterior pentru semnarea documentelor, fără nici o limitare.

De asemenea, Codul Muncii nu reglementează utilizarea documentelor fizice într-o companie, cum ar fi cererile sau adeverințele. Prin urmare, modulul iDocs by iFlow răspunde tuturor nevoilor unei organizații în ceea ce privește gestionarea documentelor angajaților sau a personalului în general.