Pontajul Angajaților 2021 – Legislație, obligații și sfaturi

Update: Ca noțiune, Telemunca nu este o noutate în România, dar în practică foarte puține companii au utilizat această formă de muncă până în acest moment. Însă acum, odată cu pandemia de coronavirus, telemunca a devenit o necesitate și este utilizată de majoritatea companiilor, pentru a-și continua activitatea în timp ce își protejează angajații.

Legea nr. 81/2018 “definește telemunca drept formă de organizare prin care salariatul își îndeplinește, în mod regulat și voluntar, atribuțiile specifice funcției, ocupației sau meseriei pe care o deține, în alt loc decât locul de muncă amenajat de angjator, cel puțin o zi pe lună, folosind tehnologia informației și comunicațiilor.”

Avantajele și dezavantajele care privesc telemunca

Există avantaje atât pentru angajator cât și pentru angajat, care sunt acestea:
Pentru angajator se reduc costurile administrative (chiria pentru spațiul unde are loc activitatea companiei, decontări de abonamente pentru angajați, etc.)
Avantajul pentru angajați este economisirea timpului pierdut cu deplasarea către locul de muncă. Iar pentru acei angajați care au copii, avantajul este faptul că își pot petrece mai mult timp cu aceștia.

Cât despre dezavantaje:
Dezavantajul angajatorului este reprezentat de faptul că nu se poate asigura de securitatea și sănătatea în muncă a angajaților, cel puțin nu în procent de 100%.
Dezavantajul angajaților este faptul că deși majoritatea muncesc de acasă, nu își pot organiza programul după bunul plac, aceștia trebuie să respecte prevederile din contractul semnat cu angajatorul.

Care sunt domeniile de activitate care pot beneficia de “Telemuncă”?

Nu există prevederi legislative care să interzică anumitor domenii să efectueze telemunca, însă, atât angajații cât și companiile pot beneficia de acest mod de a-și desfășura activitatea doar dacă o pot face de la distanță. De exemplu:
Cei din domeniile IT, Marketing și cele asemănătoare, își pot efectua activitatea de la distanță, însă angajații unei fabrici, sau vânzătorii din magazine nu își pot efectua activitatea de acasă și trebuie să se prezinte la locul de muncă.

Cum ținem evidența orelor de telemuncă prestate de angajați?

Evident, chiar și pentru telemuncă ai nevoie de evidența orelor de muncă efectuate de angajații tăi, cu ora de început și de sfârșit. Poți face acest lucru foarte simplu utilizând o aplicație destinată acestui lucru, cum ar fi iFlow.

Pe lângă acest aspect, conform legii, vei avea nevoie ca în contractul de muncă încheiat să fie menționate:
Perioada și/sau zilele în care angajatul își desfășoară activitatea la un alt loc de muncă decât cel amenajat de angajator, cu acordul acestuia desigur.
Stabilit un program în care angajatorul să își exercite dreptul de a verifica activitatea salariatului, precum și modul în care se realizează acest control. (exemple: prin telefon, cu ajutorul internetului, etc.)
Modalitatea de evidențiere a orelor de muncă prestate de salariat. (Cel mai bun mod, este utilizare unei aplicașii destinate acestui scop.)

Aceste dispoziții trebuie coroborate cu prevederile din Codul Muncii privind evidența orelor de lucru.

Se pot efectua ore suplimentare în timpul telemuncii?

Da, se pot efectua ore suplimentare, însă este prevăzută o condiție suplimentară pentru acest aspect. Și anume, obținerea acordului scris al angajatului în ceea ce privește prestarea muncii suplimentare, spre deosebire de reglementarea generală din Codul Muncii, care face referire la obligația obținerii unui simplu acord.

În concluzie, în ceea ce privește orele suplimentare, ai nevoie de acordul în scris al angajatului.

Pe data de 7 August 2017 angajatorii primesc obligația de a ține evidența angajaților la locul de muncă cu oră de început și de sfârșit.

Articolul 119 precizează: “Angajatorul are obligația de a ține la locul de muncă evidența orelor de muncă prestate zilnic de fiecare salariat, cu evidențierea orei de începere și a celei de sfârșit al programului de lucru, și de a supune controlului inspectorilor de muncă această evidență, ori de câte ori se solicită acest lucru.”

Ce este pontajul?

Reprezintă foaia colectivă de prezență a salariaților. Pontarea se realizează în baza condicii de prezență, aceasta reprezintă documentul primar prin care personalul își justifică prezența la programul de lucru zilnic, atât la începutul cât și la sfârșitul programului, alături de consemnarea orei de începere și de terminare a programului.

Cum se ține pontajul angajaților?

Nu există soluții obligatorii, astfel încât angajatorul poate folosi: condica de prezență, un pontaj manual sau automat, o foaie colectivă de prezență, cititoare de cartele sau orice alte formă pe care o consideră potrivită.

Inspecția Muncii explică:

“Astfel, această evidență poate fi ținută atât pe suport de hârtie cât și electronic, pentru persoanele care au acces la locul de muncă pe baza unui card sau înregistrează intervalul în care prestează efectiv activitatea în orice alt mod (de exemplu, înregistrarea în tahograf a perioadelor de conducere, a pauzelor și perioadelor de odihnă a conducătorilor auto), urmând ca întocmirea evidenței lunare centralizatoare să aibă la bază aceste documente primare de evidență a timpului real de muncă efectuat de către salariat la locul său de muncă, indiferent dacă acesta este fix sau mobil.”

Evidențele angajaților nu trebuie să fie semnate, întrucât nu este obligatoriu acest lucru. Angajatorul nu va fi amendat dacă nu există semnătura angajatului pe evidența timpului lucrat. Dacă angajatorul dorește, totuși, ca aceste documente să fie semnate de salariații săi, poate impune acest lucru la nivel de companie.

Informații de reținut de către orice angajator

Pentru ca pontajul angajaților să fie corect și pentru a evita posibilitatea de a fi amendat, orice angajator trebuie să cunoască anumite reguli în ceea ce privește:

• Concediul de odihnă
• Concediul medical și codurile acestuia împreună cu indemnizațiile aferente
• Cum se răsplătește timpul muncit suplimentar și durata maximă a timpului muncit

Concediul de odihnă are o durată de minim 20 de zile pe an, nu se poate suprapune cu: Zile libere legale stabilite prin lege, zile libere pentru evenimente familiale deosebite sau cu zile libere speciale pentru angajații de alte religii. În anumite cazuri se vor adăuga cel puțin 3 zile lucrătoare, acestea fiind: celor care lucrează în condiții grele, periculoase sau vătămătoare, nevăzătorilor, persoanelor cu handicap sau tinerilor în vârstă de până la 18 ani. Găsești aici mai multe detalii despre concediul de odihnă.

Concediul medical se acordă persoanelor asigurate care: au contracte individuale de muncă, desfășoară activități în baza raportului de serviciu sau act de detașare sau a unui statut, sau persoanelor care au și alte venituri asimilate salariilor. Găsești aici codurile concediului medical și indemnizațiile aferente.

Durata normală a timpului de lucru este de 40 de ore pe săptămână, în cazul orelor suplimentare, acestea pot fi răsplătite fie prin zile libere plătite fie prin adăugarea unui spor la salariu corespunzător duratei acestora. Află mai multe detalii despre timpul de muncă inegal și ore suplimentare aici.

Pontajul pentru munca în schimburi

Orice mod de organizare a programului de lucru, potrivit căruia angajații se succed unul pe celălalt pe același post de muncă, potrivit unui anumit program, reprezintă muncă în schimburi.

Acesta poate fi inclusiv un program rotativ, de tip continuu sau discontinuu. Fapt care implică unui salariat necesitatea realizării activităților în intervale orare diferite în raport cu o perioadă zilnică sau săptămânală, stabilită prin contractul individual de muncă. Aceste lucruri sunt prevăzute în art. 136 alin. (1) din Codul Muncii.

Codul Muncii stabilește prin alin. (2) al art. 135 că salariat în schimburi este reprezentat de orice salariat al cărui program de lucru se înscrie în cadrul programului de muncă în schimburi.

Codul Muncii permite prestarea muncii în schimburi, însă cu respectarea prevederilor legale referitoare la timpul de muncă și timpul de odihnă. Aceasta este posibilă dacă salariatul beneficiază de 2 zile libere consecutive în fiecare săptămână.

Legislația în vigoare spune prin art. 136 alin. (1) din Codul Muncii, că repausul săptămânal este de 48 de ore, de regulă sâmbăta și duminica.

Există 2 situații în care repausul săptămânal se acordă în alte zile:
Atunci când ar prejudicia interesul public
Atunci când ar prejudicia desfășurarea normală a activității.

Foarte important este faptul că, repausul săptămânal poate fi acordat în alte zile decât sâmbăta și duminica precizate în contractul de muncă sau în regulamentul intern.

Cum se pontează munca prestată în zilele de sărbătoare legală

Munca prestată în zile de sărbătoare legală trebuie compensate în condițiile art. 142 din Codul Muncii. Astfel, salariaților care lucrează în aceste zile li se asigură compensarea cu timp liber corespunzător în următoarele 30 de zile. În cazurile în care, din motive justificate, nu se poate acorda timp liber, angajații beneficiază de un spor la salariul de bază, care nu poate fi mai mic de 100% din salariul de bază corespunzător muncii prestate în programul normal de lucru.

Învoirile nu se afișează în pontaj

Acestea nu vor fi completate în pontajul angajaților deoarece nu sunt reglementate legal. În Codul Muncii nu este prevăzut regimul învoirilor de la locul de muncă.

În practică se utilizează învoirea salariatului de la locul de muncă în baza principiului libertății de voință a părților contractului individual de muncă. Este de reținut faptul că pe durata învoirii, contractul de muncă nu va fi suspendat și implicit, nici salariul nu se suspendă.

Învoirea se acordă salariatului ca și beneficiu de către angajator, atunci când acesta are nevoie să lipsească temporar de la locul de muncă, pentru rezolvarea intereselor personale.

Aceasta nu presupune suspendarea contractului individual de muncă, deci, nu se înregistrează în revisal. Plata salariului se face integral, complet și fără excepție.

Așadar, nu există “Învoire fără plată”, dacă angajatorul și-a dat acordul pentru învoire, aceasta se plătește și nu afectează cu nimic salariul.

Cum se pontează un angajat aflat în delegație

Legislația în vigoare spune că: salariatul delegat are dreptul la diurnă pe toată perioada în care este delegat din momentul plecării până în momentul întoarcerii.

Delegația presupune schimbarea locului de muncă, element al contractului individual de muncă.
Astfel, durata timpului de lucru nu se poate modifica prin efectul delegării. Trebuie respectate și prevederile din Codul Muncii referitoare la repausul săptămânal, pentru perioada în care salariatul este delegat.

Art. 111 din Codul Muncii, relatează că timpul de muncă reprezintă orice perioadă în care angajatul prestează munca, se află la dispoziția angajatorului și îndeplinește sarcinile atribuirii sale.

În pontaj trebuie să reiasă orele de muncă prestate în delegație, dacă acesta constituie timp de lucru, situație în care salariatul beneficiază de diurnă.

Pe durata delegației, angajatul va fi pontat delegat – 8 ore/zi, durata timpului de lucru nu se poate modifica prin efectul delegării. Dacă acesta lucrează suplimentar în timpul delegației, peste programul normal, va fi pontat atât cât a prestat munca, iar orele suplimentare îi vor fi plătite.

Dacă angajatul este delegat în zilele de weekend, zile de repaus săptămânal, se vor respecta prevederile legale ale timpului de muncă și ale timpului de repaus.

Cea mai simplă modalitate de a ține pontajul angajaților corect

După experiența pontajului pix și foaie, apoi pontaj în Excel, echipa noastră a înțeles că se poate mai bine, mai rapid și mai ușor. Am dezvoltat aplicația iFlow în primul rând pentru noi, după care am decis să simplificăm munca tuturor companiilor și salariaților. Pentru că nici un angajat nu ar trebui să facă o muncă repetitivă, manuală, total neproductivă, când există o metodă automatizată pentru aceste procese.

Aplicația de pontaj iFlow te ajută să întocmești foaia de pontaj 100% corect și îți oferă condica de prezență completată automat, pentru a fi conform cu legislația din România. Cererile și adeverințele angajaților se completează automat, la fel ca și seria de rapoarte HR disponibile în aplicație. Timpul de lucru din departamentul HR este redus cu peste 70%, iar angajații acestui departament se pot concentra pe tehnicile de retenție a angajaților în companie, o problemă serioasă și frecventă pentru toate firmele.

Nu mai aștepta, începe pontajul digital chiar azi! Înregistrează-te gratuit.