Angajații tăi prestează delegații des? Ordinele de deplasare ocupă mult spațiu pe biroul ce deja e prea aglomerat? Atunci, acest articol este pentru tine.
În acest articol voi vorbi despre delegații, tipurile de delegație existente, cum poți ține evidența lor în format digital, drepturile angajaților pe parcursul delegației, și nu în ultimul rând, cum ajută iFlow în tot acest proces.
Conform Codului Muncii, delegarea se definește astfel:
Art. 43. [delegarea]
Delegarea reprezintă exercitarea temporară, din dispoziţia angajatorului, de către salariat, a unor lucrări sau sarcini corespunzătoare atribuţiilor de serviciu în afara locului său de muncă.
Delegația se face pe o perioadă de maxim 60 de zile, cu posibilitatea de prelungire cu acordul salariatului.
Drepturile angajatului în timpul delegației
Diurnă
Diurna internă este acordată în momentul în care un salariat efectuează o deplasare, în interes de serviciu, pe o distanță cuprinsă între 5 și 50 de km, față de localitatea în care acesta are locul de muncă.
Transport
Ca și în cazul diurnei, angajatul beneficiază de decontarea cheltuielilor de transport în momentul deplasării în interes de serviciu. Pentru a putea beneficia de acest drept, este necesară predarea documentelor justificative (bilet de autobuz, bilet de tren, taxi etc.) în vederea decontării.
Cazare
Dacă salariatul trebuie să efectueze o deplasare la mai mult de 50 de km față de locul său de muncă și nu reușește să se întoarcă până la finalul zilei de lucru, acesta beneficiază de o indemnizație zilnică de 20 de lei, cât și de o indemnizație pentru cazare în sumă de 230 lei/zi. Aceasta poate fi majorată până la 345 lei/zi, în cazuri temeinic justificate. La fel ca și în cazul obținerii indemnizației de transport, angajatul trebuie să prezinte documentele justificative.
La ora actuală, legislația cataloghează delegațiile în două tipuri:
- Delegație internă
- Delegație externă
Delegația externă se referă la deplasarea angajatului înafara teritoriului țării, în conformitate cu legislația actuală. Aceasta este supusă acelorași norme ca și delegația internă.
Angajatul beneficiază de aceleași drepturi ca și în cazul delegației interne. Valoarea diurnei în cazul delegației externe se stabilește în funcție de țara de destinație.
Evidența tuturor delegațiilor poate fi un factor consumator de timp și resurse într-o companie.
Prin utilizarea evenimentelor special create pentru acest tip de eveniment în iFlow, superiorul este în permanență conectat la situația din teren, de oriunde s-ar afla. Toate aceste date se înregistrează în format digital, cu acces nelimitat.
Cum ajută aplicația iFlow angajatul și superiorul să rămână conectați pe perioada delegării?
În iFlow se regăsesc diferite tipuri de evenimente necesare într-o companie, de la concedii de toate felurile la delegație. Angajatul are dreptul de a-și adăuga singur cererea de delegație după stabilirea detaliilor legate de aceasta. Astfel, datele referitoare la deplasarea acestuia rămân în evidențe corect și în timp real.
Înregistrarea orei de intrare și ieșire la serviciu își extinde funcționalitatea în cazul delegației. Angajatul își poate consemna prezența la sarcinile specifice delegării prin pontarea zilnică atât la începerea cât și la finalul zilei de muncă. În acest mod pontajul rămâne precis pentru rapoartele de final de lună și salarizare.
De reținut! Pe perioada delegării, în cazul oferirii unei diurne, angajații nu beneficiază și de bonurile de masă pentru zilele aferente. iFlow calculează automat numărul de bonuri de masă cuvenite fiecărui angajat, în funcție de activitatea acestuia din luna respectivă. Dacă un angajat este plecat în delegație, are concediu medical sau alte evenimente de genul, aplicația generează rapoarte cu numărul exact de bonuri de masă pentru luna respectivă.
Documente necesare pentru deplasare
În cazul unei deplasări, angajatul va trebui să completeze ordinul de deplasare, ce va fi validat de către conducerea firmei. Acest document arată că angajatul este în delegație, în timpul orelor de program, și scopul său este de a justifica decontarea cheltuielilor de călătorie.
Documentele justificative referitoare la deplasarea unui angajat trebuie să conțină următoarele informații esențiale:
- Numele persoanei sau persoanei juridice și după caz, sediul persoanei juridice/adresa persoanei fizice care întocmește documentul, ca reprezentant al angajatorului;
- Numărul documentului și data întocmirii;
- Menționarea părților participante la efectuarea operațiunii economico-financiare, dacă este cazul;
- Conținutul operațiunii economico-financiare și temeiul legal;
- Datele cantitative și valorice aferente operațiunii economico-financiare;
- Numele și prenumele și semnăturile persoanelor care sunt responsabile de efectuarea operațiunii economico-financiare.
Totodată, acest ordin de deplasare trebuie să prevadă dacă se alocă un avans pentru cheltuielile aferente deplasării. Documentul este valabil doar dacă are număr de înregistrare și este semnat de angajator sau un reprezentant legal al acestuia.
Întocmirea acestor documente poate fi o reală bătaie de cap atât pentru angajat, cât și pentru angajator. Prin utilizarea iFlow, ordinul de deplasare este completat automat cu datele salariatului. După aprobarea evenimentului, acesta va merge instant în pontaj iar ordinul de deplasare se stochează în format digital. Există și posibilitatea ca acesta să fie descărcat și scos la imprimantă dacă este nevoie.
Gestionarea delegațiilor se eficientizează cu iFlow
iFlow te ține mereu informat despre delegații, stadiul acestora și angajații care sunt plecați cu acest scop. Digitalizarea sarcinilor de Resurse Umane reduce erorile umane și crește productivitatea pe îndatoriri mai importante. Vrei să testezi aplicația care eficientizează tot ce ține de pontajul angajaților și raportare? Poți beneficia de 15 zile gratuite pentru testarea iFlow, sau de o întâlnire virtuală cu un specialist al echipei, care te va îndruma spre soluția potrivită tipului tău de companie.
