Cum ne-am hotărât să muncim de acasă și ce tool-uri folosim?

Suntem conștienți de faptul că nu suntem prima companie din România care muncește de acasă. Până în acest moment, noi nu am practicat munca de acasă, deoarece nu a fost nevoie având un program de lucru flexibil. Totuși, datorită situației actuale cauzate de coronavirus și a sfaturilor venite din partea autorităților, am hotărât împreună să ne mutăm birourile acasă, pentru prevenție. 

Și pentru că ne dorim să venim în ajutorul tuturor companiilor, indiferent de domeniul de activitate sau de dimensiunile acestora, am decis să oferim aplicația iFlow gratuit pentru toate firmele nou înregistrate care lucrează de acasă, în această perioadă în care mediul de afaceri la nivel mondial este pus la o mare încercare. Pentru a beneficia de gratuitate, creează-ți un cont nou în aplicație și scrie-ne un email cu textul Home Office.

Primul pas – planul inițial

Nu avem experiență în ceea ce privește munca de acasă, de aceea, am avut nevoie să ne facem un plan și să încercăm să-l respectăm. Perioada de timp în care vom lucra de acasă este de cel puțin două săptămâni, în condițiile în care suntem în plină dezvoltare a aplicației de pontaj & HR, iFlow, acest lucru ar putea fi greu de realizat fără sarcini clare pentru fiecare angajat. 

Așadar, ne-am împărțit în două echipe, respectiv, echipa de dezvoltare (programatorii) și echipa de customer care, vânzări & marketing. Datorită modului organizat de lucru de la birou, ne-a fost destul de ușor să știm ce avem de făcut și acasă.  

Vom continua să oferim suportul de care au nevoie clienții noștri și ne vom implica activ în a-i ajuta la organizarea și evidența angajaților. Dezvoltarea aplicației iFlow nu va avea de suferit, se muncește la acest lucru constant, la fel ca înainte și nu amânăm nici o actualizare a aplicației. Avem acum ocazia de a o testa și a o îmbunătăți pentru munca la distanță și cu siguranță vă vom aduce cele mai bune funcționalități, în cel mai scurt timp, pentru a realiza acest lucru.

Ce aplicații folosim pentru a eficientiza munca de acasă?

1. iFlow

În primul rând, folosim aplicația noastră de pontaj – iFlow. Acum avem cea mai mare nevoie de ea. Ne-am creat evenimentul de Home Office și îl folosim zilnic, împreună cu prezența reală pentru verificare. De asemenea, folosim iFlow și în cazul în care avem nevoie să predăm documente, cum ar fi certificatul medical pentru concediu medical, cu ajutorul funcționalității de upload de documente direct în aplicație. 

2. Asana

Aplicația de task-uri pe care o foloseam deja la birou se dovedește a fi extrem de utilă și acasă. Urmărim ușor la ce lucrează echipa, precum și toate stadiile proiectului. Avem o comunicare eficientă în privința proiectului nostru.

3. Slack

Dacă nu mai împărțim același birou, nu înseamnă că nu mai vorbim. Aplicația Slack ne ajută să comunicăm atât la birou, cât și acasă. Avem canale de chat împărțite pe proiecte și putem comunica și în privat cu fiecare coleg. Comunicarea este extrem de importantă pentru succesul proiectului și noi folosim mai multe canale pentru a realiza acest lucru. Tot în Slack ne organizăm și conferințele video, pentru micile ședințe de brainstorming.

4. Github

Echipa de programatori utilizeză Github pentru partea de code, la fel ca la birou. Github permite utilizatorilor să împărtășească cu toată echipa codul scris, să ceară feedback sau să adauge comentarii, toate aceste lucruri ajută dezvoltatorii să colaboreze eficient. 

5. Skype

Este foarte important să le oferim clienților noștri suportul tehnic de care au nevoie. Skype este una dintre aplicațiile pe care le folosim pentru conferințele business. 

6. Google+ Hangouts

O altă aplicație utilizată pentru conferințele video cu clienții noștri este Google+ Hangouts. Alegem canalele de comunicare în funcție de preferințele utilizatorilor iFlow.

7. WhatsApp Business

Suntem mereu online pe WhatsApp-ul iFlow. Așadar, ne puteți scrie un mesaj sau ne puteți pune o întrebare oricând chiar și de pe WhatsApp-ul personal. 

Adaptarea locuinței pentru munca de acasă

O parte din colegii noștri aveau deja home office-ul pregătit (gamerii în general), dar pentru cei care nu aveau nimic din ce ar fi avut nevoie pentru a munci de acasă, totul a fost pus la dispoziție de către firmă. Așadar, deși lucrăm de acasă, ne bucurăm în continuare de hardware-ul profesional pentru îndeplinirea sarcinilor de muncă.

Munca de acasă și copiii 

După cum bine știi, școlile și grădinițele de stat au fost închise, ar trebui să le urmeze și cele private. Cum lucrăm de acasă când avem copii? Și în cazul nostru sunt angajați care au copiii acasă și recomandările oficiale spun că ar trebui să evităm să-i lăsăm cu bunicii în această perioadă, deoarece ar trebui să-i protejăm pe cei mai în vârstă.

Așadar, cum lucrezi când ai un copil activ în casă?

Ușor nu, asta este destul de clar pentru toți cei care au încercat, dar nu este imposibil. Este important să i se explice situația copilului și faptul că deși ai biroul acasă, nu ești în concediu. Sfatul meu este ca seara să fie pregătite activitățile pentru următoarea zi, care să-l țină pe copil ocupat într-un mod pozitiv în timp ce tu muncești. Evident nu vei mai avea același program ca la birou și va fi nevoie să te adaptezi.

Programează-ți email-urile și interacțiunea cu colegii dimineața, când copilul încă mai are răbdare și face diverse activități. Planifică conferințele și apelurile telefonice importante la amiază, când copilul doarme. Cu puțină organizare poți avea aceeași eficiență ca și la birou. 

Bucură-te de automatizare când muncești de acasă

Folosește aplicațiile online care te vor ajuta să comunici eficient cu echipa și cu clienții tăi. Dacă nu ai încă un cont în aplicația de pontaj & HR, iFlow acum este momentul să-ți creezi unul. Înregistrează-te și folosește iFlow gratuit pentru a monitoriza munca de acasă a angajaților tăi.

Abonează-te la Newsletter!

Dacă vrei să fii primul care află noutăți.