Locații

Cum creezi locații

• Din meniul principal Organizație
• Submeniul Locații
• Click pe butonul Adaugă locație
• Completează Numele locației
• Completează ID-ul locației
• Bifează opțiunea de Folosește parolă în cazul în care folosești pontarea cu cod QR. Parola va apărea în momentul în care este accesat link-ul locației pentru un plus de securitate
• Pentru a finaliza, click pe butonul Adaugă

Cum adaugi locații în programul de lucru

Accesează Setări – Modele de program de lucru – editează din modelele deja create printr-un click pe creionul de editare, sau Adaugă un model nou.

Pentru a vedea cum se adaugă modelele de program de lucru, consultă acest ghid.

În căsuța care apare după click-ul pe creionul de editare, poți să stabilești locația care ulterior va apărea în panoul Program de lucru în dreptul angajaților cărora le-ai alocat program de lucru cu locație.

De asemenea, rapoartele care sunt în funcție de planificare vor putea fi filtrate pe locații pentru o mai bună organizare.

Cum setezi locația pentru dispozitive RFID

Pentru dispozitivele RFID se setează o locație predefinită, pentru a seta diferite locații pentru dispozitive, urmează pașii de mai jos. Dacă ai setată o locație pentru un dispozitiv și o ștergi, aceasta va fi înlocuită automat cu locația predefinită.

• Din meniul principal Setări – Dispozitive RFID
• Click pe Editează din dreptul dispozitivului pentru care dorești să schimbi locația
• Alege altă locație din listă apoi click pe butonul Salvează

Cum editezi/ștergi sau dezactivezi/activezi locații

• Din meniul principal Organizație – Locații
• Click pe butonul Editează din dreptul locației pentru a edita
• Modifică denumirea și apoi click pe butonul Salvează
• Pentru a dezactiva, click pe butonul (-) din dreptul locației – apoi click pe Dezactivează
• Pentru a șterge sau activa locații, click pe Locații dezactivate din meniul din stânga
• Pentru a șterge locația, click pe butonul X din dreptul locației, apoi confirmă Ștergerea acesteia
• Pentru a activa, click pe butonul verde din dreptul locației, apoi Activează

Dacă ștergi o locație, trebuie să ai în vedere următoarele atenționări:

• Evenimentele de prezență înregistrate pe această locație vor fi transferate în locația principală
• Toți angajații care au locația curentă setată vor fi relocați pe locația principală
• Toate dispozitivele RFID care au locația curentă setată vor fi relocate pe locația principală

Cum poți importa locații

Dacă ai un număr mare de locații unde angajații tăi își desfășoară activitatea le poți adăuga în aplicație prin Import locații. Pentru a activa funcționalitatea de import și pentru a beneficia de toate caracteristicile aplicației, te rugăm să ne trimiți un email la [email protected].

Există 2 modalități de înregistrare a datelor, fie prin încărcarea unui fișier, fie prin funcția copy/ paste:

• Din meniul principal Angajați – Import locații
• Încarcă fișierul în zona Încărcați un fișier sau copiază și lipește datele dorite în zona Lipiți din Excel

Important:

• Poți importa doar numele locațiilor și să le definești ca fiind active sau inactive prin True/False sau 1/0 (True și 1 = activ, False și 0 = inactive).
• Completează datele în coloane clare, fiecare coloană să conțină datele aferente acesteia. Ex. pentru numele locației, sa existe o coloana care să conțină doar numele, nu și alte informații.

Cum definești câmpurile

În acest pas vei alege ce semnifică fiecare coloană. În acest moment vei putea alege între:

• Numele locației
• Activă (coloana care definește locația ca fiind activă sau inactivă)
• Omite (această opțiune va ignora coloana respectivă, iar aceasta nu va fi importată)

Alege varianta dorită pentru fiecare coloană din fișier din zona Coloana va fi alocată la: – apoi click pe Mai departe.

Cum verifici datele

În acest stagiu, vei putea face o verificare suplimentară înainte de a înregistra datele în aplicație. Poți alege în funcție de care date să se facă verificarea și ce să se întâmple cu datele în urma acesteia.

Pentru import locații vei putea verifica dacă există dubluri în lista ta de locații sau poți folosi acest pas pentru a actualiza lista de locații deja existentă în aplicație.

Comparația se va face pe baza numelui locațiilor.

În cazul în care nu dorești să verifici datele o poți dezactiva de pe butonul On/Off.

Dacă ai ales varianta On – va trebui să alegi câte o variantă pentru câmpurile:

• Dacă se găsește o potrivire
• Dacă o valoare nu există deja

Cum validezi datele

În partea de validare, în cazul în care există dubluri vei alege ce se întâmplă cu fiecare din aceste date.

Fie modifici numele, încât acesta să fie unic și să fie importat, fie omiți acel câmp.

Realizează selecțiile dorite și click pe Mai departe pentru a continua.

Ulterior vei fi informat cu privire la acțiunile care vor fi efectuate pentru datele tale. Dacă ești de acord cu această concluzie, click pe Mai departe.

Import completat

Atunci când ajungi în acest stagiu înseamnă că ai finalizat importul. Poți să încarci alt document acum prin apăsarea butonului Încearcă din nou sau poți părăsi această pagina.

Pontare pe link și Cod QR

Dacă îți dorești să limitezi accesul angajaților pe platformă, însă vrei ca aceștia să se poată ponta, atunci pontarea pe link sau cod QR este una din soluțiile ideale pentru tine și companie ta.

În primul rând trebuie să te asiguri ca ai creat locațiile în aplicație. Le poți crea utilizând funcția de import locații. Sau le poți crea manual:

• Din meniul Organizație – Locații
• Click pe Adaugă locație
• Completează Numele locației și ID locație (opțional)
• Click pe Adaugă

Important:

Poți alege să securizezi o locație prin setarea unei parole, tot ce trebuie să faci este să bifezi căsuța Folosește parolă – apoi să completezi parola și confirmarea acesteia. Ulterior atunci când un angajat accesează link-ul sau codul acestei locații va trebui să completeze parola stabilită de tine înainte de a se putea ponta.

Ca aceștia să se poată ponta prin intermediul link-ului de pontare sau a codului QR, trebuie să le setezi în profil, în locul Seriei RFID un cod pentru pontare, acesta poate să fie chiar numărul de marcă al angajatului.

• Navighează în profilul acestuia
• Click pe butonul Setări
• Click pe submeniul RFID și în câmpul Serie RFID completezi codul/marca, etc. – Salvează setările

Cum activezi pontarea prin link/cod QR

• Din meniul principal Setări – Companie
• Click pe submeniul Prezență reală
• La câmpul Pagina de pontare pe locație alege Activat
• Click pe Actualizează informațiile

Cum distribui link-ul de pontare

Pentru a distribui link-urile pentru pontare, trebuie să urmezi pașii de mai jos:

• Accesează meniul principal Organizație – Locații
• Click pe butonul destinat pentru copierea link-ului sau click pe Editează și copiezi link-ul de acolo
• Apoi îl transmiți angajaților

Cum distribui codul QR

Pentru a distribui codurile QR pentru pontare, trebuie să urmezi pașii de mai jos:

• Accesează meniul principal Organizație și click pe Locații
• Click pe Editează și Salvează codul QR
• Apoi printezi acest cod și îl afișezi în locația dorită

Cum stabilești pașii pentru pontare

În iFlow ai posibilitatea de a scrie pașii pentru angajații care se pontează pe link sau folosind cod QR. Aceștia vor vedea indicațiile tale direct pe pagina de pontare.

• Din meniul principal Setări – Companie
• Click pe submeniul Prezență reală
• Completează informațiile dorite în câmpul Instrucțiuni de Check-In
• Poți schimba chiar și Numele câmpului RFID
• Apoi click pe Actualizează informațiile

Cum se desfășoară pontarea prin link și cod QR

Angajații accesează link-ul distribuit de tine, completează parola, dacă este cazul, apoi își introduc Seria RFID, numărul de marcă sau codul pentru pontare și își înregistrează prezența.

Aceștia fie se pot ponta singuri, fie pot fi pontați de altcineva de la această locație.

Scanează codul QR prin intermediul telefonului mobil, completează parola, dacă este cazul, apoi își introduc Seria RFID/Numărul de marcă/Codul pentru pontare și își înregistrează prezența.

Dacă vrei să aflii detalii despre toate metodele de pontare în IFlow, click aici.