Cum te pregătești pentru un eventual control ITM?

Fiecare firmă se confruntă cu un control ITM măcar o dată pe an. Acest eveniment poate părea neplăcut pentru necunoscători dar și pentru cei care au trecut deja prin asta. Cu o pregătire riguroasă în prealabil, acest control devine doar o formalitate, atâta timp cât lucrurile sunt în regulă în compania ta. Acest articol îți explică pas cu pas ce documente trebuie pregătite pentru un eventual control ITM și sfaturi pentru a trece cu brio acest mic obstacol.

Ce înseamnă Inspecția Muncii și care este rolul acesteia?

Inspecția Muncii este activitatea de a efectua un control privind relațiile de muncă, sănătatea și securitatea în muncă și supravegherea pieței muncii. Rolul acestui control ITM este:

• De a se asigura că firmele respectă prevederile legislative specifice muncii
• Se încearcă prevenirea abaterilor de la prevederile legale privind munca, securitatea și sănătatea în muncă
• De a asigura protecția angajaților care lucrează în condiții speciale
• De a supraveghea piața muncii

Câte tipuri de control ITM există?

Există următoarele tipuri de control pe care Inspectoratul Teritorial de Muncă le poate efectua:

1. Controlul de fond – are scopul de a verifica modul în care se aplică prevederile legislației muncii în vigoare de către angajatori, în general în companiile mari.
2. Controlul de campanie – este cea mai des întâlnită formă de control. Aceasta are ca obiectiv de a verifica existența situațiilor în care angajații nu au întocmite forme legale de muncă și observarea măsurilor de protecție a salariaților în caz de temperaturi extreme.
3. Controlul tematic – se aplică doar anumitor domenii și presupune examinarea adoptării legilor referitoare la clauzele prezente în contracte, păstrarea evidenței orelor lucrate de salariați prin fișe de prezență, ori alte aspecte legate de salarizare.

În timpul acestui control, se analizează în general respectarea cerințelor legale în privința angajărilor, respectarea drepturilor salariale, respectarea programului de muncă în paralel cu perioada de odihnă, și legalitatea clauzelor din contractele individuale de muncă.

Ce acte sunt solicitate în cadrul controlului ITM?

Pentru cei care nu sunt familiarizați cu acest control periodic și nu numai, aceasta este lista cu acte care sunt cerute în timpul controlului ITM:

• Registrul unic de control.
• Actele constitutive ale angajatorului, și anume actul constitutiv, CUI, autorizația de funcționare, organigrama, autorizația de funcționare din punct de vedere al protecției muncii, orice act adițional de modificare sau completare, și procura notarială de împuternicire pentru reprezentantul angajatorului.
• Registrul general de evidență a angajaților care conține: state de plată, acte doveditoare a dărilor către stat, foaia colectivă de prezență a salariaților, documente justificative privind acordarea concediilor (de odihnă, medicale, pentru îngrijirea copilului, fără plată, de studii, acordarea orelor suplimentare), dovezi de calcul a drepturilor salariale, documente de plată a salariilor semnate de către angajați (statele de salarii).
• Dosarele personale ale angajaților care cuprind contractele de muncă completate conform legii, acte adiționale, cererile de angajare, dovada realizării obligației de informare prevazută la art.17 din Codul muncii, și alte date deținute de departamentul de Resurse Umane, după caz. 
• Contractul colectiv de muncă, dacă este cazul.
• Regulamentul de ordine interioară.

Sfaturi de urmat în cadrul unui control ITM

Pentru ca acest control ITM să rămână doar o formalitate și pentru a se evita contravențiile, există anumite măsuri de aplicat și acțiuni de urmat. Acestea sunt:

1. Orarul trebuie afișat mereu și declarat la primărie.
2. Pontajul trebuie să fie mereu la zi completat de către angajați.
3. Concediile trebuie planificate conform legislației în avans și gata de prezentat.
4. Informează-ți constant toți angajații despre programul de lucru și salariul net pe care îl primesc. Inspectorul de Inspecția Muncii poate solicita angajaților să completeze declarații privind salariul net și zilele de lucru, și eventual cât timp petrec la serviciu zilnic.
5. Oferă inspectorului actele și informațiile solicitate, păstrează discuția pe un ton prietenesc și civilizat, și astfel eviți aplicarea amenzilor.
6. În cazul în care se constată diferite abateri, inspectorii furnizează informații despre măsurile de implementat pe viitor, până la o dată limită. Ca și angajator, datoria ta este de a pune în aplicare acest plan. 
7. Controlul ITM se finalizează cu elaborarea Proceselor Verbale de control sau  contravenție, după caz. De asemenea, acestea se notează în Registrul Unic de Control.
8. Folosește o aplicație de management a pontajului, care conține date referitoare la prezențe, concedii, rapoarte detaliate. Aplicația de pontaj și HR iFlow ajută companiile cu evidența prezențelor, gestionarea evenimentelor de tip concediu (toate categoriile), și generarea automată de rapoarte gata completate cu datele necesare în cadrul unui control ITM. Pentru a afla mai multe detalii programează un demo cu un specialist iFlow și află de ce este aceasta soluția perfectă de implementat în compania ta.

• Verifică aici Programul cadru de acțiuni al Inspecției Muncii

Cum te poate ajuta aplicația iFlow în cazul unui control ITM

Aplicația de pontaj și HR iFlow simplifică păstrarea evidenței salariaților și a tot ce presupune managementul muncii acestora. Cu ajutorul iFlow vei putea monitoriza pontările angajaților la minut și în timp real, date care se transmit mai apoi în rapoartele de prezență generate automat.

Raportul condică de prezență este mereu gata de descărcat și printat în cazul unui control ITM. Totodată, iFlow generează un raport cu planificarea concediilor de odihnă pe anul în curs. În funcție de zilele de concediu rămase pe anii anteriori, acesta se completează automat și este pregătit de prezentat inspectorilor de la Inspecția Muncii. 

Orarul de lucru este mereu afișat în avans pentru toți angajații, în urma alocării de schimburi create cu Generatorul de program de lucru, prin doar câteva clickuri. Astfel se eficientizează munca departamentului de HR iar salariații tăi vor fi mereu la curent cu propria planificare și norma individuală de muncă. De asemenea, aceștia au autonomia de a-și adăuga singuri cererile de evenimente de tip concediu, iar superiorii le primesc în timp real, și le aprobă sau resping instant.

Fiind o aplicație Cloud, iFlow păstrează online toate aceste date, și calculează automat zilele de concediu rămase, care se regăsesc ulterior în rapoarte specifice. Aceste informații pot fi necesare în cadrul unui control ITM, fiind mereu la îndemână de accesat de pe orice dispozitiv smart cu conexiune la internet. 

Pe lângă aceste beneficii relevante pentru departamentul de Resurse Umane, iFlow păstrează și schema organizatorică cu relațiile ierarhice dintre angajați, și anume Organigrama. 

Toate funcționalitățile ajută companiile la digitalizarea sarcinilor și simplifică managementul angajaților fiind un veritabil dosar online ușor de accesat. 

Controlul ITM nu reprezintă ceva de speriat și chiar și în cazul descoperirii unor abateri, acestea se pot remedia într-un timp prestabilit.