Introducere în lumea digitală – pontaj online iFlow

Dacă te afli aici înseamnă că te-ai săturat de vechile modalități de a ține pontajul în compania ta. Sau pur și simplu vrei o variantă nouă, mai eficientă, mai rapidă, pentru administrarea timpului de muncă al angajaților tăi. Oricare ar fi motivul pentru care ești dispus să alegi o variantă de pontaj online, după ce testezi aplicația iFlow îți garantez că nu te vei întoarce la pontajul în Microsoft Excel sau pe caiete. O să-ți prezint primii pași pe care trebuie să-i urmezi după ce ți-ai creat un cont în aplicația iFlow.

După crearea contului în iFlow ești redirecționat pe pagina General, de unde poți adăuga angajați. Dacă compania ta funcționează pe echipe sau pe departamente, înainte de a adăuga angajații, îți recomand să creezi echipele necesare. Este simplu și rapid, urmează pașii de mai jos pentru a crea un număr nelimitat de echipe sau departamente:

• Accesează Setări din meniul principal
• Selectează Echipe
• Adaugă echipă, aici introduci numele echipei/departamentului.

Adăugă-ți toate echipele dorite înainte de a începe să populezi lista de angajați, deoarece la adăugarea fiecărui angajat ai opțiunea să selectezi din ce echipă face parte.

După ce ai terminat de alcătuit echipele, revino la adăugarea angajaților. Poți face asta rapid din panoul “Angajați”, pe care îl găsești în Meniul Principal. Accesează butonul de Adaugă Angajat, apoi completează câmpurile cu: Nume, Echipă, Email și Data angajării.

Contul tău iFlow începe să prindă contur cu lista de angajați completă. Știai că poți tipări cereri și adeverințe completate automat pentru fiecare angajat? Da, este posibil, dar mai întâi completează datele angajaților din profilul lor de utilizator. Pentru a face asta, revino în panoul “Angajați” și accesează butonul Editează. Completează câmpurile cu informațiile angajaților o singură dată, pentru a beneficia de adeverințe și cereri completate automat de fiecare dată când ai nevoie de ele.

Adaugă orice program de lucru (ex: 12/24, schimburi și ture de muncă)

Cea mai importantă funcționalitate din aplicația de pontaj online iFlow este programul de lucru, pe baza acestuia se calculează orele de muncă din foaia de pontaj. Doar după ce completezi programul de lucru vei avea foaia colectivă de prezență calculată automat și vei putea ponta evenimentele angajaților în aplicație.

iFlow a fost creată pentru a se putea plia pe nevoile tuturor companiilor din România, indiferent de domeniul de activitate. De aceea, ai libertate deplină în construirea programului de muncă pentru angajații tăi. Poți introduce ture și schimburi de muncă, program 12/24, program part-time, program de lucru fracționat, etc.

Crearea programului de lucru în aplicație se face rapid și ușor, astfel:

• Accesează Program de lucru din meniul principal
• Selectează Editează Programul
• Selectează zilele pe care dorești să setezi un program, poți folosi funcția de selecții multiple din mouse
• Click pe butonul Editează
• Introduci orice program de lucru dorești (ex: 22-6, 00-8, orice interval), alege și intervalul de timp pentru pauză, dacă este cazul
• Salvează

Repetă acești pași ori de câte ori este nevoie, apoi apasă Salvează pentru ca programul să se înregistreze pe luna respectivă.

Cum copiezi sau transferi programe de lucru?

După ce ai creat un model de program de lucru sau mai multe, pe un angajat sau pe mai mulți, le poți copia/transfera foarte ușor de la un angajat la altul sau de la o lună la alta. Folosește funcțiile Copy/Cut/Paste din tastatură (ex: CTRL+C = Copy) sau folosind meniul click dreapta.

• Pe pagina de Editare a programului de lucru selectează tot programul de lucru și apasă CTRL+C sau Copiază
• Apasă Salvează dacă ai făcut noi modificări sau Anulează dacă doar dorești să treci la luna următoare
• Folosește “<,>” pentru a trece la o lună anterioară sau următoare
• Click pe Editează
• Folosește CTRL+V sau Lipește pentru a copia programul selectat pe altă perioadă

Sfat: Dacă programul copiat începe cu ziua de Luni, atunci când îl transferi pe altă perioadă, lipește-l tot începând cu ziua de luni. În felul acesta se va alinia perfect cu zilele din programul copiat.

Urmărește mini tutorialul video pe care l-am pregătit, pentru a înțelege mai bine cum să creezi un program de lucru pe tot anul, rapid și ușor.

Felicitări! Acum poți să te bucuri de funcționalitatea aplicației de pontaj online

Dacă ai urmat pașii prezentați mai sus, înseamnă că acum ești pregătit să începi experiența ta cu un mod mai eficient și mai ușor de a ține pontajul angajaților tăi. Oferă acces în aplicație angajaților cheie cum ar fi liderii de echipă sau oferă acces tuturor angajaților, după cum preferi.

Ai nevoie de mai mult ajutor? Citește și acest articol explicativ.

Începe împreună cu angajații tăi să folosiți categoriile de evenimente, cum ar fi: Învoiri, Ore Suplimentare, Concediu de odihnă, Concediu medical. Pentru mai multe informații despre cum să ți evidența concediilor în iFlow, accesează articolul de pe blog. De asemnea, dacă vrei să afli cum poți crea evenimente personalizate (ex: Delegație), citește aici.