Ghid de Utilizare iFlow

Aplicația iFlow este o soluție completă pentru sistemul de pontaj al firmelor, indiferent de numărul de angajați. Capabilă să stocheze și să gestioneze un număr mare de date, iFlow a fost creată să ajute la managementul timpului de lucru al angajațiilor și echipelor. Evidența pontajelor, a concediilor și soluționarea problemelor legate de HR sunt de acum ușoare. Mai mult, iFlow are de acum o serie de adeverințe și cereri de concediu predefinite, completate automat.

Cum să îți înregistrezi compania

Primul pas în folosirea aplicației iFlow este cel de a vă înregistra compania. Apăsați butonul “Înregistrează-ți compania” și completați toate datele necesare. Dați click pe “Finalizează” pentru a putea folosi aplicația iFlow.

inregistreaza-compania-iflow-ghid-de-utilizare
Click pe poze pentru a le mări.
Contul-Tau-Iflow-Compania-ta-Ghid-De-utilizare

Configurare inițială:

Următorul pas este configurarea contului tău de administrator. În colțul din dreapta sus, dă click pe numele tău și accesează meniul ”Contul tău”, care îți permite setarea aplicației conform caracteristicilor companiei. În acest panou, poți actualiza parola și adăuga datele personale ca utilizator (angajat) cu drept de administrator al contului. Toate informațiile pot fi schimbate ori de câte ori consideri necesar. Pentru a întregi profilul, ai posibilitatea să adaugi o poză cu tine.

CUM ADAUG UN UTILIZATOR NOU?

Pe pagina GENERAL, în stânga jos este butonul ”Adaugă utilizator nou”. Cu un singur click, accesezi câmpurile necesare profilului de angajat. La finalizarea completării datelor dorite, apasă butonul ”Adaugă”.

Editează angajații deja existenți

Odată ce tu ai adăugat utilizatorul ești redirecționat către pagina ”Utilizatori”, unde poți adăuga, edita sau șterge angajații existenți. De asemenea, tot de pe pagina ”Utilizatori”, poți desemna categoria angajatului (Membru de echipă, Administrator, etc.) și echipa din care face parte. O altă metodă de a adăuga utilizator nou, este accesând pagina ”Utilizatori”. Aceasta este prezentă în dreapta sus, sub numele tău.

Parola: Administratorul va seta o parolă generică pentru toți utilizatorii, care va putea fi modificată ulterior de către fiecare angajat în parte. În cazul în care un utilizator își uită parola, acesta va putea cere resetarea ei prin e-mail. Aplicația va trimite un mesaj privat care permite alegerea unei parole noi fără a o solicita pe cea veche. O altă opțiune este de a cere schimbarea parolei de către administrator sau lider de echipă. Prin drepturile lor extinse, aceștia sunt în măsură să realizeze această modificare.

Adauga-utilizator-nou-ghid-de-utilizare

CUM ADAUG O ECHIPĂ NOUĂ?

iFlow îți permite organizarea membrilor companiei pe departamente distincte. Această funcționalitate facilitează administrarea timpului de muncă în cadrul unei echipe. Adăugarea unei echipe noi se face din panoul “Echipe”, prezent în dreapta sus, sub panoul ”Utilizatori”. Apasă butonul “Adaugă echipă”, stabilește numele echipei și apoi “Adaugă”. Ulterior, poți modifica numele de câte ori este necesar.

Adauga-echipa-noua-ghid-de-utilizare

Categorii de utilizatori

În iFlow, utilizatorii pot avea una din următoarele poziții: administrator, lider de echipă și utilizator standard. În funcție de categorie, fiecare utilizator are drepturi specifice:

  • Administratorul poate modifica profilurile de utilizator - (orice informație, număr de telefon și parolă) să accepte sau să respingă cereri de concediu, și altele. De asemenea, poate vedea activitatea tuturor utilizatorilor, să adauge zile de concediu și să creeze categorii noi de concedii, etc.
  • Liderul de echipă poate să aprobe, să respingă sau să adauge cereri de concediu, de învoire, sau de timp suplimentar, pentru o organizare eficientă. Are acces și la configurarea conturilor de angajați (e-mail, parolă) și poate desemna un lider sau membru de echipă. Astfel, firmele de mărime medie spre mare se pot folosi de structura echipelor pentru o comunicare eficientă. Fiecare lider de echipă răspunde de angajații din echipa sa.
  • Membru de echipă poate adăuga evenimente și își poate modifica propria adresa de e-mail, poza de profil sau parola. De asemenea, un utilizator standard își poate accesa informațiile legate de prezența la serviciu, ore suplimentare, învoiri și zile de concediu.

Sfat: Membrii de echipă au acces în aplicație doar dacă dorești acest lucru. Tu decizi dacă îți aduci toți angajații în programul de pontaj ca ei să își introducă evenimentele, sau dacă numești o persoană care să țină evidența salariaților în aplicația iFlow și să genereze rapoarte.

Cum desemnez un lider de echipă?

Liderii de echipă sunt desemnați din panoul ”Utilizatori”. În dreapta fiecărui angajat, ai opțiunea de a selecta echipa din care vrei să facă parte și categoria de utilizator (lider de echipă sau membru de echipă). Categoria și echipa utilizatorilor se poate edita de câte ori este nevoie.

Lider-de-echipa-si-Membri-Ghid-de-Utilizare-Iflow

Cum introduci sau actualizezi datele companiei?

Din meniul administrativ, accesează panoul intitulat “Companie”. Pe această pagină vor fi introduse datele companiei tale care vor fi folosite de aplicație. Datele de identificare vor fi utilizate în antetul tuturor documentelor disponibile pe iFlow, în timp ce datele de fus orar sunt necesare pentru calcularea cu acuratețe a calendarului. Apasă butonul “Actualizează informații” pentru a salva profilul companiei tale.

Sfat: Verifică dacă ai introdus corect datele companiei. Ele sunt necesare în completarea ulterioară a adeverințelor sau cererilor.

Compania-Ta-Ghid-de-Utilizare

Ce este un eveniment?

Evenimentele sunt activități prevăzute în legislație și se desfășoară în orice companie. Acestea sunt împărțite în mai multe categorii:

Concediu cu plată

Ore învoire

Ore suplimentare

Zile de concediu cu platăAcest tip de eveniment descrie concediul de odihnă la care fiecare angajat are dreptul în decursul unui an calendaristic. În funcție de companie, numărul de zile de concediu de odihnă diferă. Acestea se alocă predefinit cu 21 de zile, dar se poate modifica în funcție de politica companiei tale.

Ore de învoire. Învoirea se acordă de către angajator, în beneficiul angajatului, atunci când acesta are nevoie să lipsească temporar de la locul de muncă pentru a-și rezolva interesele personale. Exemple: o vizită la doctor, participarea la o ședință cu părinții, o urgență personală sau orice activitate care nu necesită efectuarea integrală a unei zile de concediu. Orele de învoire se cumulează automat și pot fi verificate în panelul “Activitate” sau pe calendarul de pe pagina ”General”, subliniate cu culoarea verde.

Ore suplimentare. Acest tip de eveniment desemnează orele muncite peste programul de lucru prestabilit. Acestea se cumulează automat și pot fi verificate în panoul “Activitate”.

  • Managementul orelor suplimentare și învoirile ajută ca programul flexibil să poată fi contorizat pentru fiecare angajat individual.
  • În aplicația iFlow, evenimentele se împart în două categorii mari, acestea fiind predefinite (prevăzute de legislația în vigoare) sau personalizate.

Zilele libere predefinite

Această categorie a zilelor libere este definită și reglementată de legislația României și se împarte în mai multe clase, fiecare având corespondența în Codul Muncii.

Concediul plătit În aplicație, predefinit, fiecărui angajat în parte i se alocă 21 de zile, iar salariatul le poate folosi cum consideră de cuviință, dar numai în limita numărului de zile existente. Ca administrator, poți modifica numărul zilelor de concediu predefinite din panoul ”Companie”. De asemenea, poți modifica numărul acestora pentru fiecare angajat în parte, din profilul salariatului. – Pentru a ajunge la pagina de profil a fiecărui angajat, accesează pagina ”General” apoi selectează numele angajatului dorit. În secțiunea ”Zile de concediu” apasă butonul Adaugă, acum selectează tipul de concediu pentru care dorești să adaugi zile în plus. Rămâne să selectezi numărul de zile de concediu și anul pe care dorești să le adaugi.

Concediile medicale – Aceste tipuri de evenimente sunt definite în legislația în vigoare, având prevederi diferite în funcție de tipul concediului medical selectat. Acestea există deja în contul fiecărui utilizator, iar administratorul le poate aloca în funcție de eveniment.

Alte tipuri de concedii În această categorie se încadrează concediul de îngrijire a copilului, dar și cel fără plată. Ca și cele medicale, acestea sunt reglementate legal și există deja în contul fiecărui utilizator. Pot fi folosite atunci când este necesar, în limita legii.

Sărbătorile religioase și zilele naționale – Această categorie de evenimente este stabilită în legislație, nominal pentru fiecare zi. Lista poate înregistra modificări în cursul unui an calendaristic și o poți actualiza de pe serverele noastre, ori de câte ori ai nevoie.

Zile Libere Personalizate

Dincolo de zilele libere plătite predefinite, în cadrul secțiunii ”Concedii plătite” am creat posibilitatea de a adăuga evenimente personalizate. Astfel, fiecare companie poate avea și alte categorii de concedii plătite în funcție de specificul și caracteristicile proprii.

Spre exemplu, se pot suplimenta zilele de concediu plătite cu unele noi. Pentru a crea un nou tip de zile libere, accesează meniul “Concedii plătite” din panoul Administrativ și apasă butonul “Adaugă nou”. Alege un nume și o reprezentare pentru fișa de pontaj.

Acestea se vor regăsi în lista concediilor și pot fi folosite de angajați în limita numărului de zile alocate. Pentru a le salariaților, accesează profilul fiecăruia și adaugă numărul de zile dorit. Acest tip de eveniment va fi integrat automat cu tipurile de evenimente existente și pot fi folosite imediat după adăugarea lui.

Categorii personalizate de evenimente

În funcție de particularitățile fiecărei companii, categoriile personalizate de evenimente sunt un ajutor, completând acțiunile predefinite. iFlow îți dă posibilitatea de a crea noi categorii de evenimente care să se preteze pe diverse programe de muncă, situații și intervale de timp distincte.

Categoriile personalizate pot fi de trei tipuri: interval de timp, zile întregi, sau intervale între date. Cele mai frecvente exemple de utilizare sunt: muncă pe teren, servicii la sediul clientului, perioade de training, călătorii în interes de serviciu și altele.

Pentru a crea un astfel de interval, acceseză panoul Administrativ, secțiunea Setări și apasă opțiunea ”Categorii de evenimente”. Dă click pe butonul ”Adaugă categorii noi de evenimente”. În noua fereastră completează căsuțele cu informațiile relevante care te vor ajuta să identifici și să utilizezi ușor această categorie.

  • Sfat
  • Bifează căsuța “Necesită motivare” dacă dorești ca angajatul tău să-și justifice cererea.
  • “Necesită aprobare”. Bifează această căsuță dacă dorești ca evenimentul să ceară acordul administratorului. Dacă o lași nemarcată, cererea va fi aprobată automat.
  • Pentru orice schimbare ulterioară, apasă butonul “Editează” din dreptul oricărei categorii de evenimente.

Zile libere legale

Acest tip de eveniment se referă la sărbătorile și zilele naționale, așa cum sunt ele definite în legislația în vigoare. Ele se importă automat în aplicația iFlow. Opțiunea “Actualizați lista sărbătorilor legale” este destinată actualizării zilelor libere predefinite, în eventualitatea unor modificări făcute prin lege. Lista predefinită va prelua automat și zilele libere plătite adăugate anterior de tine.

Poți adăuga sau modifica orice zi liberă legală prin apăsarea butonului “Editează”. Pentru a șterge o anumită zi, apasă icoana ”X” din dreptul zilei pe care o dorești eliminată.

Zile-Libere-Ghid-de-Utilizare
Concediile-Iflow-Ghid-de-Utilizare

Concediile plătite

În acest panou se află tipurile de zile libere legale plătite din România. De aici poți adăuga unele noi, modifica sau dezactiva unele deja existente. Tipurile de concediu dezactivate sunt vizibile în tabelul de mai jos, sub denumirea “Tipuri de concedii plătite inactive”. Pentru a adăuga un tip nou de concediu, apasă butonul “Adaugă nou” și completează câmpurile cu numele și reprezentarea sa în fișa de pontaj. Aceasta poate fi o înșiruire de până la 3 litere sau cifre care să reprezinte concediul sub forma unui simbol.

Pentru a reactiva un tip de concediu inactiv, apasă pe iconița “✔” și salvează pentru a confirma modificarea. Acest eveniment se va muta atunci în tabelul de deasupra.

Meniul “Program de lucru”

Acesta este una dintre componentele esențiale ale aplicației și este construit să se plieze pe nevoile personalizate ale companiei tale.

În momentul înregistrării companiei, aplicația importă un program de lucru prestabilit ”08:00 – 16:00”. Acesta poate fi construit din combinații de intervale de timp. Ca și administrator poți creea intervale de timp care să definească mai bine programul angajaților tăi. Le poți utiliza individual, atât pe utilizator, cât și pe săptămână.

Program-de-Lucru-Ghid-de-Utilizare

Cum creez un program de lucru?

Acesta poate fi găsit în panoul din partea dreaptă, sub numele “Program de lucru”. Tabelul afișează orarul pe săptămâna în curs pentru fiecare angajat. Cu ajutorul celor două butoane “<” și “>” poți naviga cu ușurință între săptămâna curentă și cele trecute sau viitoare.

Pentru a crea un nou program de lucru, apasă butonul ”Adaugă”. Completează apoi orele dorite și culoarea pe care vrei să o primească programul nou creat.

iFlow este intuitiv și ușor de folosit. Pentru a completa programul de lucru al fiecărui angajat, trebuie doar să tragi intervalul orar creat anterior în căsuța zilei dorite. Combinând intervale de timp diferite poți alcătui programe de lucru flexibile, distincte, în funcție de angajat, ziua săptămânii sau de săptămâna de lucru.

Pentru a șterge un interval orar din programul de lucru, țineți cursorul mouse-ului pe căsuța respectivă și apăsați pe iconița “X” care apare deasupra ei. Pentru a continua cu modificările făcute, apăsați butonul “Salvează” înainte să părăsiți pagina.

Aplicația preia programul de pe ultima săptămână setată manual și o aplică automat pentru săptămânile viitoare. E important să reții că orice modificare care vizează săptămâna curentă se va aplica automat și pentru cele viitoare.

Apasă ”X”-ul pentru a șterge setările pentru săptămâna în curs și săptămânile viitoare. În acest fel poți reseta programul de lucru al unui angajat.

Atenție! Modificările se aplică imediat, iar această operațiune nu necesită apăsarea butonului de ”Salvează”.

Modificarea programului în trecut

Dacă aveți nevoie să modificați programul de lucru pentru o anumită zi sau săptămână anterioară, aplicația vă permite să faceți asta cu ușurință. Navigați cu butonul “<” la ziua dorită, faceți modificările și apăsați “Salvează”.

Atenție! În acest caz, noile setări se vor aplica doar pentru săptămâna sau ziua respectivă.

Meniul “Activitate”

În această secțiune, administratorul poate monitoriza activitatea angajaților. Totodată, fiecare utilizator își poate consulta activitatea personală. Toate evenimentele – concedii cu plată, medicale, învoiri și timp suplimentar – sunt ordonate de la cele mai vechi la cele mai noi. De asemenea, aici poți afla detalii despre statusul cererilor.

În partea stângă a ecranului, ai mai multe opțiuni de filtrare care te vor ajuta să sortezi rezultatele după utilizatori, echipe, tipuri de evenimente sau statut. De asemenea, ai posibilitatea să observi activitatea tuturor utilizatorilor, sau a unui singur utilizator. Bifează căsuțele care te interesează și primești rezultatele filtrate. Aceste filtre sunt utile și pentru utilizatorii care sunt “membrii de echipă”.

Activitate-Meniu-Ghid-de-Utilizare
profil-angajat-iflow-ghid-de-utilizare

Cum descarc adeverințele angajaților?

În profilul fiecărui angajat, ai o secțiune de unde poți descărca următoarele "Documente" autocompletate:

  • Adeverința generală, se poate edita în funcție de necesitate;
  • Adeverința de angajare;
  • Adeverința de venit;
  • Adeverința CAS cu zilele de concediu medical;
  • Cerere de concediu plătit;
  • Cerere de concediu fără plată;
  • Cerere de demisie.
  • Sfat: Completarea automată a adeverințelor preia informații din mai multe zone ale aplicației. Pentru cele mai bune rezultate, verifică datele firmei și ale fiecărui angajat. Datele angajatului se personalizează în panoul ”Setări” de pe pagina salariatului, iar detaliile companiei se pot completa din meniul Administrativ, accesând butonul ”Companie”.

Panoul "Rapoarte"

Din panoul „Rapoarte” poți imprima rapid următoarele documente:

Pontaj Foaia colectivă de prezență, cunoscută și sub numele de pontaj, afișează orele lucrate de fiecare utilizator în fiecare zi din lună. În acest tabel găsiți totalul făcut după prima parte a lunii, cât și totalul general. De asemenea, raportul încorporează și concediile, care sunt afișate sub forma simbolurilor alese anterior pentru fiecare tip de concediu. Folosiți săgețile “<” și “>” pentru a naviga între lunile anului. Această foaie colectivă de prezență se poate tipări printr-o singură apăsare a butonului “Printează”.

Pontaj cu ore suplimentare  Foaia colectivă de prezență, la care se adaugă și orele suplimentare realizate de către angajați.

Tichete de masă Aici găsești tabelul cu totalul tichetelor de masă alocate fiecărui angajat. Pentru a naviga între lunile anului folosiți săgețile “<” și “>”.

Concedii plătite Situația zilelor de concediu plătit disponibile pentru toți angajații.

Zile de concediu medical Totalul zilelor de concediu medical plătite de companie.

Ore suplimentare și învoiri – Evidența învoirilor și a orelor suplimentare pentru fiecare angajat.

Angajați Raportul se referă la tabelul cu toți angajații companiei introduși în aplicație.

pontaj-iflow-ghid-utilizare

Contactează-ne

Ai nevoie de ajutor în folosirea aplicației iFlow, sau ai întrebări suplimentare despre produsul nostru? Așteptăm mesajul tău pe adresa de email – [email protected]