Ghid de Utilizare iFlow

Aplicația iFlow este o soluție completă pentru sistemul de pontaj al firmelor, indiferent de numărul de angajați. Capabilă să stocheze și să gestioneze un număr mare de date, iFlow a fost creată să ajute la managementul timpului de lucru al angajațiilor și echipelor. Evidența pontajelor, a concediilor și soluționarea problemelor legate de HR sunt de acum ușoare. Mai mult, iFlow are o serie de adeverințe și cereri de concediu predefinite, completate automat.

Cum să îți înregistrezi compania

Primul pas în folosirea aplicației iFlow este cel de a-ți înregistra compania. Apasă butonul “Cont nou” și completează toate datele necesare. Cu un click pe “Finalizează” poți folosi aplicația iFlow.

inregistreaza-compania-iflow-ghid-de-utilizare
Click pe poze pentru a le mări.
Contul_tau_iFlow

Configurare inițială:

Următorul pas este configurarea contului tău de administrator. În colțul din dreapta sus, dă click pe numele tău și accesează meniul ”Contul tău”, care îți permite setarea aplicației conform caracteristicilor companiei. În acest panou, poți actualiza parola și adăuga datele personale ca utilizator (angajat) cu drept de administrator al contului. Toate informațiile pot fi schimbate ori de câte ori consideri necesar. Pentru a întregi profilul, ai posibilitatea să adaugi o poză cu tine.

Cum adaug un utilizator nou?

Pe pagina GENERAL, în stânga jos este butonul ”Adaugă utilizator nou”. Cu un singur click, accesezi câmpurile necesare profilului de angajat. La finalizarea completării datelor dorite, apasă butonul ”Adaugă”.

Editează angajații deja existenți

Odată ce tu ai adăugat utilizatorul ești redirecționat către pagina ”Utilizatori”, unde poți adăuga, edita sau șterge angajații existenți. De asemenea, tot de pe pagina ”Utilizatori”, poți desemna categoria angajatului (Membru de echipă, Administrator, etc.) și echipa din care face parte. O altă metodă de a adăuga utilizator nou, este accesând pagina ”Utilizatori”. Aceasta este prezentă în dreapta sus, sub numele tău.

Parola: Administratorul va seta o parolă generică pentru toți utilizatorii, care va putea fi modificată ulterior de către fiecare angajat în parte. În cazul în care un utilizator își uită parola, acesta va putea cere resetarea ei prin e-mail. Aplicația va trimite un mesaj privat care permite alegerea unei parole noi fără a o solicita pe cea veche. O altă opțiune este de a cere schimbarea parolei de către administrator sau lider de echipă. Prin drepturile lor extinse, aceștia sunt în măsură să realizeze această modificare.

Sfat: Pentru a șterge un utilizator din aplicație, accesează panoul „Angajați” apoi cu un singur click pe butonul X, utilizatorul este șters. Acesta se poate reactiva oricând. Pentru ștergerea definitivă din aplicație și din foaia de pontaj, accesează „Arhivă utilizatori inactivi” și selectează butonul „Șterge”. Atenție! Odată șters contul se pierd toate datele utilizatorului.

Adauga.Angajat_iFlow

Cum setez programul de lucru

Acesta este una dintre componentele esențiale ale aplicației și este construit să se plieze pe nevoile personalizate ale companiei tale. În momentul înregistrării companiei, aplicația importă un program de lucru prestabilit ”08:00 – 16:00”, pentru următoarele 30 de zile. Acesta poate fi editat sau schimbat complet, în funcție de necesitățile companiei. Apoi, pentru completarea automată a raportului de pontaj, este necesar să creezi programul de lucru al angajaților tăi.

Din panoul Program de lucru, accesează „Editează Programul”, selectează ziua/zilele pentru care dorești să creezi un nou program de lucru. Poți să introduci orice intervale orare dorești, de asemenea, poți alege și orice durată a pauzei.

Sfat: Este important să setezi programul de lucru al angajaților tăi încă de la început, pentru a beneficia de toate funcționalitățile aplicației.

 

Cum editez programul de lucru?

Chiar dacă ai setat programul de lucru pe mai multe săptămâni/luni, acesta poate fi oricând editat și schimbat. Poți face acest lucru din panoul Program de lucru, trebuie doar să selectezi perioada pe care dorești să o modifici, apoi introduci noile intervale de timp.

Cu funcțiile Copy/Paste/Cut, poți edita programul rapid și ușor. Selectează programul care dorești să-l copiezi, apoi apasă tasta Ctrl+C. Acum, programul este salvat în clipboard și îl poți transfera la orice angajat sau pe ce zi/lună dorești, apsând tastele Ctrl+V. Aceste funcții le poți folosi și accesând meniul click dreapta.

  • Pentru selecții multiple, apasă tasta SHIFT și selectează câte celule vrei să fie completate cu programul de muncă copiat.
  • Folosește tasta DELETE/BACKSPACE atunci când vrei să ștergi unul sau mai multe programe de lucru.
  • Dacă dorești să muți programul de lucru de la un angajat la alt angajat, folosește funcția Cut, apasă tastele Ctrl+X pentru a tăia și Ctrl+V pentru a transfera altui angajat programul de muncă sau accesează meniul click dreapta.
  • Pentru a înregistra aceste modificări, este necesar să apeși butonul „Salvează”

Sfat: Poți adăuga pontajul angajaților și pentru perioade din trecut. Crează programul de lucru al angajaților tăi, pentru a avea toate rapoartele completate automat. De asemenea, doar după ce ai creat programul de lucru, zilele de concediu de odihnă se vor actualiza în funcție de evenimentele angajaților.

Modificarea programului în trecut

Dacă ai nevoie să modifici programul de lucru pentru o anumită zi sau săptămână anterioară, aplicația îți permite să faci asta cu ușurință. Navighează cu butonul “<” la ziua dorită, selectează butonul "Editează Programul", după ce faci modificările apasă “Salvează”.

Atenție! În acest caz, noile setări se vor aplica doar pentru săptămâna sau ziua respectivă.

CUM ADAUG O ECHIPĂ NOUĂ?

iFlow îți permite organizarea membrilor companiei pe departamente distincte. Această funcționalitate facilitează administrarea timpului de muncă în cadrul unei echipe. Adăugarea unei echipe noi se face din panoul “Echipe”, prezent în dreapta sus, sub panoul ”Utilizatori”. Apasă butonul “Adaugă echipă”, stabilește numele echipei și apoi “Adaugă”. Ulterior, poți modifica numele de câte ori este necesar.

Echipa.Noua.iFlow

Categorii de utilizatori

În iFlow, utilizatorii pot avea una din următoarele poziții: administrator, lider de echipă și utilizator standard. În funcție de categorie, fiecare utilizator are drepturi specifice:

  • Administratorul este singurul utilizator cu drepturi depline în aplicație. Poate vedea activitatea tuturor utilizatorilor și poate modifica orice informație din contul iFlow. De asemenea, doar el poate aloca drepturi de administrator unui alt utilizator.
  • Liderul de echipă are drepturi de administrator asupra angajaților pe care îi coordonează. Așadar, el poate să: planifice programul de muncă, să aprobe/respingă/adauge cereri de concediu/învoire/timp suplimentar. De asemenea, poate genera cererile de concediu și adeverințele necesare angajaților din subordine. Are acces la configurarea conturilor de angajați (e-mail, parolă sau date de angajare) și poate desemna un lider sau membru de echipă. Astfel, firmele de mărime medie spre mare se pot folosi de structura echipelor pentru o comunicare eficientă.
  • Membru de echipă poate adăuga evenimente și își poate modifica propria adresa de e-mail, poza de profil sau parola. De asemenea, un utilizator standard își poate accesa informațiile legate de prezența la serviciu, ore suplimentare, învoiri și zile de concediu.

Sfat: Membrii de echipă au acces în aplicație doar dacă dorești acest lucru. Tu decizi dacă îți aduci toți angajații în programul de pontaj ca ei să își introducă evenimentele, sau dacă numești o persoană care să țină evidența salariaților în aplicația iFlow și să genereze rapoarte.

Cum desemnez un lider de echipă?

Liderii de echipă sunt desemnați din panoul ”Echipe”. În dreapta fiecărei echipe, ai butonul "Editează", cu un simplu click accesezi setările echipei. Din câmpul numit "Lideri" selectezi angajații pe care vrei să-i numești lideri de echipă. Poți selecta 1 team leader sau mai mulți, iar aceștia pot face parte din orice echipă.

Ce este un eveniment?

Evenimentele sunt activități prevăzute în legislație și se desfășoară în orice companie. Acestea sunt împărțite în mai multe categorii:

Concediu cu plată

Ore învoire

Ore suplimentare

Zile de concediu cu plată

Acest tip de eveniment descrie concediul de odihnă la care fiecare angajat are dreptul în decursul unui an calendaristic. În funcție de companie, numărul zilelor de concediu de odihnă diferă. Acestea se alocă predefinit cu 21 de zile, dar se poate modifica în funcție de politica companiei tale.

Ore de învoire

Învoirea se acordă de către angajator, în beneficiul angajatului, atunci când acesta are nevoie să lipsească temporar de la locul de muncă pentru a-și rezolva interesele personale. Exemple: o vizită la doctor, participarea la o ședință cu părinții, o urgență personală sau orice activitate care nu necesită efectuarea integrală a unei zile de concediu. Orele de învoire se cumulează automat și pot fi verificate în panelul “Activitate” sau pe calendarul de pe pagina ”General”, subliniate cu culoarea verde.

Ore suplimentare

Acest tip de eveniment desemnează orele muncite peste programul de lucru prestabilit. Acestea se cumulează automat și pot fi verificate în panoul “Activitate”.

  • Managementul orelor suplimentare și învoirilor ajută ca programul flexibil să poată fi contorizat pentru fiecare angajat individual.
  • În aplicația iFlow, evenimentele se împart în două categorii mari, acestea fiind predefinite (prevăzute de legislația în vigoare) sau personalizate.

Zilele libere predefinite

Această categorie a zilelor libere este definită și reglementată de legislația României și se împarte în mai multe clase, fiecare având corespondența în Codul Muncii.

Concediul plătit În aplicație, predefinit, fiecărui angajat în parte i se alocă 21 de zile, iar salariatul le poate folosi cum consideră de cuviință, dar numai în limita numărului de zile existente. Ca administrator, poți modifica numărul zilelor de concediu predefinite din panoul ”Companie”. De asemenea, poți modifica numărul acestora pentru fiecare angajat în parte, din profilul salariatului. – Pentru a ajunge la pagina de profil a fiecărui angajat, accesează pagina ”General” apoi selectează numele angajatului dorit. În secțiunea ”Zile de concediu” apasă butonul Adaugă, acum selectează tipul de concediu pentru care dorești să adaugi zile în plus. Rămâne să selectezi numărul de zile de concediu și anul pe care dorești să le adaugi.

Concediile medicale – Aceste tipuri de evenimente sunt definite în legislația în vigoare, având prevederi diferite în funcție de tipul concediului medical selectat. Acestea există deja în contul fiecărui utilizator, iar administratorul le poate aloca în funcție de eveniment.

Alte tipuri de concedii În această categorie se încadrează concediul de îngrijire a copilului, dar și cel fără plată. Ca și cele medicale, acestea sunt reglementate legal și există deja în contul fiecărui utilizator. Pot fi folosite atunci când este necesar, în limita legii.

Sărbătorile religioase și zilele naționale – Această categorie de evenimente este stabilită în legislație, nominal pentru fiecare zi. Lista poate înregistra modificări în cursul unui an calendaristic și o poți actualiza de pe serverele noastre, ori de câte ori ai nevoie.

Zile Libere Personalizate

Dincolo de zilele libere plătite predefinite, în cadrul secțiunii ”Concedii plătite” am creat posibilitatea de a adăuga evenimente personalizate. Astfel, fiecare companie poate avea și alte categorii de concedii plătite în funcție de specificul și caracteristicile proprii.

Spre exemplu, se pot suplimenta zilele de concediu plătite cu unele noi. Pentru a crea un nou tip de zile libere, accesează meniul “Concedii plătite” din panoul Administrativ și apasă butonul “Adaugă nou”. Alege un nume și o reprezentare pentru fișa de pontaj.

Acestea se vor regăsi în lista concediilor și pot fi folosite de angajați în limita numărului de zile alocate. Pentru a le atribui salariaților, accesează profilul fiecăruia și adaugă numărul de zile dorit. Acest tip de eveniment va fi integrat automat cu tipurile de evenimente existente și pot fi folosite imediat după adăugarea lui.

Categorii personalizate de evenimente

În funcție de particularitățile fiecărei companii, categoriile personalizate de evenimente sunt un ajutor, completând acțiunile predefinite. iFlow îți dă posibilitatea de a crea noi categorii de evenimente care să se preteze pe diverse programe de muncă, situații și intervale de timp distincte. Categoriile personalizate pot fi de două tipuri: interval de timp și interval de zile. Evenimentele pe interval de zile pot fi setate să apară în pontaj, pe când cele pe interval de timp sunt doar pentru evidența internă. Pentru a adăuga un eveniment reprezentat în pontaj, din panoul Setări accesează „Categorii de evenimente” apoi „Adaugă categorii noi de evenimente”. În câmpul „Tip eveniment” selectează Interval de zile apoi completează numele evenimentului și descrierea și alege din opțiunile: necesită motivare, necesită aprobare, apare pe pontaj și primește bonuri de masă. La final apasă Adaugă.

Pentru evenimentele pe Interval de timp, urmează pașii de mai sus dar în câmpul Tip evenimente alege Interval de timp. Acest tip de eveniment nu va fi reprezentat în pontaj și îl poți vedea în Panoul General sau în Panoul Activitate

  • Sfat:
  • Bifează căsuța “Necesită motivare” dacă dorești ca angajatul tău să-și justifice cererea.
  • “Necesită aprobare”. Bifează această căsuță dacă dorești ca evenimentul să ceară acordul administratorului. Dacă o lași nemarcată, cererea va fi aprobată automat.
  • Pentru orice schimbare ulterioară, apasă butonul “Editează” din dreptul oricărei categorii de evenimente.

Zile libere legale

Acest tip de eveniment se referă la sărbătorile și zilele naționale, așa cum sunt ele definite în legislația în vigoare. Ele se importă automat în aplicația iFlow. Opțiunea “Actualizați lista sărbătorilor legale” este destinată actualizării zilelor libere predefinite, în eventualitatea unor modificări făcute prin lege. Lista predefinită va prelua automat și zilele libere plătite adăugate anterior de tine.

Poți adăuga sau modifica orice zi liberă legală prin apăsarea butonului “Editează”. Pentru a șterge o anumită zi, apasă icoana ”X” din dreptul zilei pe care o dorești eliminată.

Concediile plătite

În acest panou se află tipurile de zile libere legale plătite din România. De aici poți adăuga unele noi, modifica sau dezactiva unele deja existente. Tipurile de concediu dezactivate sunt vizibile în tabelul de mai jos, sub denumirea “Tipuri de concedii plătite inactive”. Pentru a adăuga un tip nou de concediu, apasă butonul “Adaugă nou” și completează câmpurile cu numele și reprezentarea sa în fișa de pontaj. Aceasta poate fi o înșiruire de până la 3 litere sau cifre care să reprezinte concediul sub forma unui simbol.

Pentru a reactiva un tip de concediu inactiv, apasă pe iconița “✔” și salvează pentru a confirma modificarea. Acest eveniment se va muta atunci în tabelul de deasupra.

Panoul "Rapoarte"

Din panoul „Rapoarte” poți imprima rapid următoarele documente:

Pontaj Foaia colectivă de prezență, cunoscută și sub numele de pontaj, afișează orele lucrate de fiecare utilizator în fiecare zi din lună. În acest tabel găsiți totalul făcut după prima parte a lunii, cât și totalul general. De asemenea, raportul încorporează concediile, care sunt afișate sub forma simbolurilor alese anterior pentru fiecare tip de concediu și orele de noapte, acolo unde este cazul. Pauzele nu sunt înregistrate în raport. Folosiți săgețile “<” și “>” pentru a naviga între lunile anului. Această foaie colectivă de prezență se poate tipări printr-o singură apăsare a butonului “Printează”.

Pontaj cu ore suplimentare  Foaia colectivă de prezență, la care se adaugă și orele suplimentare realizate de către angajați.

Tichete de masă Aici găsești tabelul cu totalul tichetelor de masă alocate fiecărui angajat. Pentru a naviga între lunile anului folosiți săgețile “<” și “>”.

Concedii plătite Situația zilelor de concediu plătit disponibile pentru toți angajații.

Zile de concediu medical Totalul zilelor de concediu medical plătite de companie.

Ore suplimentare și învoiri – Evidența învoirilor și a orelor suplimentare pentru fiecare angajat.

Angajați Raportul se referă la tabelul cu toți angajații companiei introduși în aplicație.

Condica de prezență Evidența cu ora de început și de sfârșit a programului de muncă pentru fiecare angajat.

Meniul “Activitate”

În această secțiune, administratorul poate monitoriza activitatea angajaților. Totodată, fiecare utilizator își poate consulta activitatea personală. Toate evenimentele – concedii cu plată, medicale, învoiri și timp suplimentar – sunt ordonate de la cele mai vechi la cele mai noi. De asemenea, aici poți afla detalii despre statusul cererilor.

În partea stângă a ecranului, ai mai multe opțiuni de filtrare care te vor ajuta să sortezi rezultatele după utilizatori, echipe, tipuri de evenimente sau statut. De asemenea, ai posibilitatea să observi activitatea tuturor utilizatorilor, sau a unui singur utilizator. Bifează căsuțele care te interesează și primești rezultatele filtrate. Aceste filtre sunt utile și pentru utilizatorii care sunt “membrii de echipă”.

Cum descarc adeverințele angajaților?

În profilul fiecărui angajat, ai o secțiune de unde poți descărca următoarele "Documente" autocompletate:

  • Adeverința generală, se poate edita în funcție de necesitate;
  • Adeverința de angajare;
  • Adeverința de venit;
  • Adeverința CAS cu zilele de concediu medical;
  • Cerere de concediu plătit;
  • Cerere de concediu fără plată;
  • Cerere de demisie.
  • Cerere de demisie fără preaviz
  • Sfat: Completarea automată a adeverințelor preia informații din mai multe zone ale aplicației. Pentru cele mai bune rezultate, verifică datele firmei și ale fiecărui angajat. Datele angajatului se personalizează în panoul ”Setări” de pe pagina salariatului, iar detaliile companiei se pot completa din meniul Administrativ, accesând butonul ”Companie”.

Contactează-ne

Ai nevoie de ajutor în folosirea aplicației iFlow, sau ai întrebări suplimentare despre produsul nostru? Așteptăm mesajul tău pe adresa de email – [email protected]